Dokumentacja powykonawcza od A do Z

Aby zrozumieć, czym w istocie jest dokumentacja powykonawcza, należy przede wszystkim poznać pojęcie dokumentacji budowy. Otóż dokumentacja budowy to materiały niezbędne dla zrealizowania robót budowlanych zgodnie z przepisami Prawa budowlanego. Definicja legalna tego pojęcia zawarta została w art. 3 ust. 13 ustawy – Prawo budowlane (dalej: Pb). Stosownie do tego przepisu na dokumentację budowy składają się:

• pozwolenie na budowę wraz z załączonym projektem budowlanym,
• dziennik budowy,
• protokoły odbiorów częściowych i końcowych,

a także w miarę potrzeby:

• rysunki i opisy służące realizacji obiektu,
• operaty geodezyjne,
• książka obmiarów oraz
• dziennik montażu – w przypadku realizacji obiektów metodą montażu.

A zatem decyzja administracyjna o pozwoleniu na budowę, której integralną część (jako jej załącznik) stanowi projekt budowlany, jest dokumentacją budowy. Pewne wątpliwości budzi kwestia, czy do dokumentacji budowy zalicza się zatwierdzony odrębną decyzją projekt budowlany (zob. art. 34 ust. 5 Pb). Wprawdzie inwestor spełniający warunki do uzyskania pozwolenia na budowę może otrzymać decyzję o zatwierdzeniu projektu budowlanego, poprzedzającą wydanie decyzji o pozwoleniu na budowę (decyzja o zatwierdzeniu projektu budowlanego jest ważna przez czas w niej oznaczony, jednak nie dłużej niż rok), to jednak taka decyzja nie uprawnia do rozpoczęcia budowy, dlatego teoretycznie nie stanowi dokumentacji budowy. W praktyce jednak zatwierdzony projekt budowlany wlicza się zazwyczaj do dokumentacji budowy.

Dokumentację budowy stanowią też inne dokumenty niebędące aktami administracyjnymi, a jedynie dokumentujące prawidłowość realizacji budowy, takie jak dziennik budowy lub określone w omawianym przepisie protokoły. W definicji dokumentacji budowy mowa jest też o dokumentach o charakterze pomocniczym, jak rysunki i odpisy służące realizacji obiektu, z zaznaczeniem, że stanowią one dokumentację budowy „w miarę potrzeby”. Nie jest w pełni jasne, jak należy rozumieć określenie „w miarę potrzeby”, a więc czy od woli inwestora zależy, czy załączy te dokumenty do dokumentacji określonej budowy, czy też fakt ich sporządzenia powoduje, że powinny być włączone do dokumentacji budowy. Jednak ze względu na potrzebę zabezpieczenia niezbędnej dokumentacji budowy, m.in. w przypadku kontroli prawidłowości prowadzenia budowy i użytkowania obiektu, warto dopilnować, aby wszystkie dokumenty, wymienione w art. 3 pkt 13 Pb (jeżeli zostały sporządzone), były włączone do dokumentacji budowy.

Dokumentacja powykonawcza – definicja

Dokumentacja powykonawcza została zdefiniowana w art. 3 ust. 14 Pb, zgodnie z którym należy przez nią rozumieć opracowaną w szczególny sposób dokumentację budowy. Opracowanie to polega na naniesieniu na dokumentację budowy zmian dokonanych w toku wykonywania robót budowlanych, a także naniesieniu geodezyjnych pomiarów powykonawczych. Dokumentacja powykonawcza stanowi dowód na to, w jaki sposób faktycznie zostały zrealizowane roboty budowlane, i jest niezbędna, aby popraw- nie złożyć zawiadomienie o zakończeniu budowy lub wystąpić z wnioskiem o pozwolenie na użytkowanie.

W umowie o roboty budowlane dokumentację powykonawczą określa się zazwyczaj jako ogół opracowań i innych dokumentów, jakie powinien przygotować wykonawca na koniec realizacji, aby inwestor mógł rozpocząć użytkowanie obiektu budowlanego w sposób bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami.

W praktyce w skład dokumentacji powykonawczej wchodzą także:

• dokumenty materiałowe dotyczące zastosowanych materiałów budowlanych;
• dokumenty dotyczące zamontowanych urządzeń (np. wind) wraz z ich odbiorami i dokumentami serwisowymi, rejestracją lub materiałami do dokonania rejestracji (jeżeli jest niezbędna);
• instrukcje dotyczące właściwego użytkowania i serwisowania budynku oraz
• inne opracowania i dokumenty – w zależności od obiektu i jego specyfiki.

Reasumując, należy przyjąć, że na dokumentację powykonawczą składają się:

• Wydana decyzja o pozwoleniu na budowę.
• Zatwierdzony projekt budowlany – należy zaznaczyć w nim wszystkie ewentualne zmiany wprowadzone w toku budowy. Trzeba przy tym pamiętać, że kierownik budowy, główny projektant obiektu (najczęściej architekt) oraz inspektor nadzoru (jeśli był powołany) mają obowiązek złożyć oświadczenie o kwalifikacji wprowadzonych zmian jako nieistotne. W przypadku wprowadzenia zmian istotnych niezbędne jest wystąpienie o zmianę decyzji o pozwoleniu na budowę.
• Dziennik budowy – urzędowy dokument przebiegu robót budowlanych oraz zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku wykonywania robót (art. 45 1 Pb). Za jego prowadzenie odpowiedzialny jest kierownik budowy. Prawo do dokonania w nim wpisów ma także inwestor, projektant oraz inspektor nadzoru inwestorskiego (jeśli został powołany). Sposób prowadzenia dziennika budowy, montażu i rozbiórki określa rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie dziennika budowy, montażu i rozbiórki. Stosownie do tego rozporządzenia dziennik budowy prowadzi się odrębnie dla każdego obiektu budowlanego, wymagającego pozwolenia na budowę albo zgłoszenia, z zastrzeżeniem, że w przypadku inwestycji liniowych (sieciowych) dziennik budowy prowadzi się odrębnie dla każdego wydzielonego odcinka robót.
• Protokoły odbiorów częściowych i końcowych robót budowlanych, a także protokoły z badań, pomiarów, prób szczelności i innych niezbędnych protokołów potwierdzających prawidłowe wykonanie robót budowlanych oraz instalacyjnych podczas budowy.
• Rysunki i opisy uzupełniające do projektu budowlanego, służące realizacji obiektu, jeśli były takie wykonane.
• Operaty geodezyjne z pomiarów powykonawczych – w przypadku domów jednorodzinnych ich wykonaniem zajmuje się zazwyczaj kierownik budowy, natomiast przy większych inwestycjach najczęściej zleca się je firmom geodezyjnym. Operaty takie powinny być potwierdzone przez uprawnionych geodetów. Pomiary powykonawcze są niezbędne, ponieważ projekt budowlany zakłada pewne wymiary budynku i poszczególnych pomieszczeń, które podczas budowy mogą ulec zmianom. Pomiary takie mają na celu stwierdzenie ostatecznie uzyskanych wymiarów i powierzchni.
• Książka obmiarów – dokument budowy, za którego sporządzenie odpowiedzialny jest wykonawca. Służy ona do systematycznego potwierdzania ilości wykonanych robót i jest podstawą do późniejszego rozliczenia wykonawcy z inwestorem i sporządzenia końcowego rachunku (kosztorysu powykonawczego). Podobnie jak w dzienniku budowy, montażu lub rozbiórki także w książce obmiarów nowe wpisy dodaje się przez cały okres robót.

Zaleca się też, by każdy obiekt budowlany miał osobną książkę obmiarów, a na budowach większych obiektów wykonanie robót różnego rodzaju powinno być zapisywane w oddzielnych książkach obmiarów. Prowadzenie książki obmiarów nie jest obowiązkowe i wynika jedynie z umowy z inwestorem. Jeżeli wynagrodzenie dla wykonawcy jest przewidziane w umowie w formie ryczałtu, to prowadzenie książki obmiarów nie jest konieczne.

• Dziennik montażu – przypadku realizacji budynku metodą montażu (np. obiekty prefabrykowane).

Oczywiście w zależności od specyfiki danej inwestycji budowlanej mogą się pojawić także inne opracowania i dokumenty, które wykonawca powinien zapewnić zamawiającemu w ramach opracowywanej dokumentacji powykonawczej. Warto wówczas dokładnie określić je w umowie.

Trzeba też wspomnieć, że w przypadku zmiany:

1) kierownika budowy lub kierownika robót,

2) inspektora nadzoru inwestorskiego,

3) projektanta sprawującego nadzór autorski – inwestor ma obowiązek dołączyć do dokumentacji oświadczenia o przejęciu obowiązków przez te osoby.

Fot. stock.adobe.com/nmann77

Dokumentacja projektowa w zamówieniach publicznych

Bardzo ważne, aby nie mylić pojęcia dokumentacji powykonawczej z dokumentacją projektową, za pomocą której opisuje się zamówienia na roboty budowlane, o której mowa w art. 103 ustawy – Prawo zamówień Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Technologii w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego zakres dokumentacji projektowej ustala zamawiający, biorąc pod uwagę tryb udzielenia zamówienia oraz wymagania dotyczące postępowania poprzedzającego rozpoczęcie robót budowlanych.

Zobacz:

Zamówienia publiczne na roboty budowlane – rozporządzenia z 2022 roku

Zamówienia publiczne na roboty budowlane w ścieżce zaprojektuj i wybuduj

Dokumentacja projektowa służąca do opisu przedmiotu zamówienia na wykonanie robót budowlanych składa się z:

• projektu budowlanego,
• projektu wykonawczego wraz z rysunkami i wyjaśnieniami opisowymi,
• przedmiaru robót.

Dokumentacja taka nie stanowi dokumentacji powykonawczej, ponieważ przepisy Prawa budowlanego nie przewidują obowiązku wykonywania projektów wykonawczych, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych czy innych opracowań obligatoryjnych przy zamówieniach publicznych na roboty budowlane. Natomiast dokumentacja powykonawcza, mimo że nieokreślona osobną definicją w ustawie – Prawo zamówień publicznych ma inne, szersze znaczenie w praktyce, w szczególności biorąc pod uwagę przyszłe użytkowanie budynku.

Prowadzenie dokumentacji powykonawczej

Zgodnie z art. 22 Pb za prowadzenie i przygotowanie dokumentacji powykonawczej obiektu budowlanego odpowiedzialny jest kierownik budowy. To on swoim podpisem i stemplem potwierdza większość dokumentów, jakie zawiera dokumentacja powykonawcza. Pieczątka kierownika budowy, którą składa się na pismach, musi być zgodna z wymogami Prawa budowlanego, to znaczy zawierać następujące elementy:

• tytuł zawodowy,
• imię i nazwisko,
• zakres uprawnień budowlanych,
• numer ewidencyjny uprawnień budowlanych,
• informację o stanowisku kierownika budowy.

Warto jednak pamiętać, że bieżące sprawdzanie i kontrola takiej dokumentacji należą do obowiązków inwestora i zatrudnionego przez niego inspektora nadzoru.

Ponadto, zgodnie z art. 26 ust. 1 Pb, inspektor nadzoru inwestorskiego ma prawo wydawać kierownikowi budowy lub kierownikowi robót polecenia, potwierdzone wpisem do dziennika budowy, dotyczące m.in.: przedstawienia ekspertyz dotyczących prowadzonych robót budowlanych oraz informacji i dokumentów potwierdzających zastosowanie przy wykonywaniu robót budowlanych wyrobów budowlanych, a także informacji i dokumentów potwierdzających dopuszczenie do stosowania urządzeń technicznych.

Dokumentacja powykonawcza podczas zakończenia budowy

Dokumentacja powykonawcza jest niezbędna do formalności związanych z zakończeniem budowy – zarówno do zawiadomienia o zakończeniu budowy, jak i do wniosku o wydanie pozwolenia na użytkowanie obiektu budowlanego.

Stosownie do art. 57 ust. 1 Pb do zawiadomienia o zakończeniu budowy obiektu budowlanego lub wniosku o udzielenie pozwolenia na użytkowanie inwestor jest obowiązany dołączyć:

• oryginał dziennika budowy;
• projekt techniczny, z uwzględnieniem wprowadzonych zmian;
• oświadczenie kierownika budowy:

– o zgodności wykonania obiektu budowlanego z projektem budowlanym lub warunkami pozwolenia na budowę oraz przepisami,

– o doprowadzeniu do należytego stanu i porządku terenu budowy, a także – w razie korzystania – drogi, ulicy, sąsiedniej nieruchomości, budynku lub lokalu;

• oświadczenie o właściwym zagospodarowaniu terenów przyległych, jeżeli eksploatacja wybudowanego obiektu jest uzależniona od ich odpowiedniego zagospodarowania;
• protokoły badań i sprawdzeń:

– przyłączy i instalacji, zapewniających użytkowanie obiektu budowlanego zgodnie z przeznaczeniem, sporządzone przez osoby posiadające uprawnienia budowlane w odpowiedniej specjalności lub osoby posiadające kwalifikacje mistrza w rzemiośle kominiarskim,

– urządzeń technicznych objętych dozorem technicznym;

• decyzję zezwalającą na eksploatację urządzenia technicznego;
• dokumentację geodezyjną, zawierającą wyniki geodezyjnej inwentaryzacji powykonawczej, w tym mapę opatrzoną klauzulą urzędową, oraz informację o zgodności usytuowania obiektu budowlanego z projektem zagospodarowania działki lub terenu lub odstępstwach od tego projektu sporządzone przez osobę posiadającą odpowiednie uprawnienia zawodowe w dziedzinie geodezji i kartografii;
• potwierdzenie odbioru wykonanych przyłączy;
• zaświadczenie wójta, burmistrza albo prezydenta miasta, potwierdzające spełnienie warunków przystąpienia do użytkowania obiektów budowlanych stanowiących inwestycję główną, jeżeli jest wymagane;
• w przypadku drogi w transeuropejskiej sieci drogowej:

– wynik audytu bezpieczeństwa ruchu drogowego,

– uzasadnienie zarządcy drogi stanowiące załącznik do wyniku audytu bezpieczeństwa ruchu drogowego.

W przypadku zawiadomienia o zakończeniu budowy lub złożenia wniosku o pozwolenie na użytkowanie budynku w oświadczeniu o zgodności wykonania obiektu budowlanego z projektem, pozwoleniem na budowę oraz przepisami należy zamieścić informację o dokonaniu pomiarów powierzchni użytkowej budynku i poszczególnych lokali. Informacja ta powinna być podana w sposób zgodny z przepisami rozporządzenia Ministra Rozwoju w sprawie szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego.

W przypadku zawiadomienia o zakończeniu budowy budynku mieszkalnego jednorodzinnego nie ma obowiązku dołączania oryginału dziennika budowy, protokołów badań i sprawdzeń przyłączy oraz potwierdzenia odbioru wykonanych przyłączy. Trzeba natomiast dołączyć protokół badania szczelności instalacji gazowej.

W przypadku zawiadomienia o zakończeniu budowy wolno stojącego, nie więcej niż dwukondygnacyjnego, budynku mieszkalnego jednorodzinnego o powierzchni zabudowy do 70 m², dla której nie ustanowiono kierownika budowy, z oczywistych względów nie ma obowiązku dołączania oświadczeń kierownika budowy. Inwestor powinien jednak dołączyć do takiego zawiadomienia oświadczenie o:

• dokonaniu pomiarów powierzchni użytkowej budynku i poszczególnych lokali mieszkalnych w sposób zgodny z przepisami rozporządzenia Ministra Rozwoju w sprawie szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego;
• zgodności wykonania budynku z projektem budowlanym oraz przepisami techniczno-budowlanymi.

W razie zmian nieodstępujących w sposób istotny od zatwierdzonego projektu zagospodarowania działki lub terenu lub projektu architektoniczno-budowlanego, lub warunków decyzji o pozwoleniu na budowę, dokonanych podczas wykonywania robót, do zawiadomienia o zakończeniu budowy inwestor powinien dołączyć kopie rysunków wchodzących w skład zatwierdzonego projektu zagospodarowania działki lub terenu lub projektu architektoniczno-budowlanego, z naniesionymi zmianami, a w razie potrzeby – uzupełniający opis tych zmian. W takim przypadku oświadczenie o zgodności wykonania obiektu budowlanego z projektem budowlanym lub warunkami pozwolenia na budowę oraz przepisami powinno być potwierdzone przez projektanta i inspektora nadzoru inwestorskiego (jeżeli został ustanowiony).,

Do wniosku o udzielenie pozwolenia na użytkowanie inwestor powinien dołączyć oświadczenia o braku sprzeciwu lub uwag ze strony Państwowej Inspekcji Sanitarnej i Państwowej Straży Pożarnej.

Zawiadomienie o zakończeniu budowy oraz wniosek o pozwolenie na użytkowanie składa się w postaci papierowej albo formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem adresu elektronicznego.

Inwestor jest obowiązany uzupełnić wszystkie wymienione wyżej dokumenty, jeżeli w wyniku ich sprawdzenia przez organ nadzoru budowlanego okaże się, że są one niekompletne lub posiadają braki czy nieścisłości.

Budowa kończy się z chwilą uzyskania decyzji o pozwoleniu na użytkowanie lub z chwilą uzyskania tzw. milczącej zgody, np. dla domów jednorodzinnych po zawiadomieniu o zakończeniu robót budowlanych. Milczącą zgodę otrzymuje się, gdy w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o zakończeniu budowy organ nadzoru budowlanego nie wniesie sprzeciwu.

Po zakończeniu całego postępowania organ nadzoru budowlanego ma obowiązek zwrócić bezzwłocznie inwestorowi:

• oryginał dziennika budowy,
• protokoły badań i sprawdzeń przyłączy,
• dokumentację geodezyjną.

Kierownik natomiast przekazuje inwestorowi całą dokumentację powykonawczą. Ten zaś, jeśli sam nie jest właścicielem, powierza ją właścicielowi lub zarządcy nieruchomości. Przekazaniu podlegają również inne dokumenty i decyzje dotyczące obiektu, a także, w razie potrzeby, instrukcje obsługi i eksploatacji: obiektu, instalacji i urządzeń związanych z tym obiektem. Właściciel lub zarządca ma obowiązek przechowywania dokumentacji powykonawczej przez cały okres istnienia budynku.

Przechowywanie dokumentacji powykonawczej

Ustawowym obowiązkiem kierownika budowy (rozbiórki) jest również przechowywanie dokumentów stanowiących podstawę wykonywania robót budowlanych (art. 46 Pb), a także udostępnianie tych dokumentów na żądanie uprawnionych organów. To samo dotyczy oświadczenia producenta wyrobu budowlanego, dopuszczonego do jednostkowego zastosowania w określonym obiekcie budowlanym, o zgodności tego wyrobu z indywidualną dokumentacją techniczną dotyczącą tego obiektu oraz z przepisami prawa. Jeśli ustanowienie kierownika budowy nie jest wymagane i inwestor nie zdecyduje się na jego powołanie, wszystkie powyższe obowiązki przechodzą na inwestora.

Stosownie do art. 63 ust. 1 Pb właściciel lub zarządca obiektu budowlanego jest obowiązany przechowywać przez okres istnienia obiektu całą dokumentację budowy oraz dokumentację powykonawczą, a także opracowania projektowe i dokumenty techniczne robót budowlanych wykonywanych w obiekcie w toku jego użytkowania.

Obowiązek przechowywania dokumentacji powykonawczej ciąży także na organach administracji architektoniczno-budowlanej. Zgodnie z art. 38 ust. 2 Pb organ taki powinien przechowywać zatwierdzone projekty budowlane, projekty budowlane załączone do zgłoszenia, w stosunku do którego organ nie wniósł sprzeciwu, a także inne dokumenty objęte pozwoleniem na budowę lub tym zgłoszeniem, co najmniej przez okres istnienia obiektu budowlanego.

Dokumentacja powykonawcza. Konsekwencje w przypadku błędów

Zgodnie z postanowieniami Prawa budowlanego niedopełnienie obowiązku prowadzenia dokumentacji powykonawczej lub jej niedbałe przygotowanie (na przykład: nieodpowiednia pieczątka, dokumentacja powykonawcza niepełna, brak podpisów) może skutkować wszczęciem postępowania przeciwko kierownikowi budowy w związku z odpowiedzialnością zawodową w budownictwie.

Trzeba też pamiętać, że organy administracji architektoniczno-budowlanej i nadzoru budowlanego mogą żądać od uczestników procesu budowlanego, właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego, informacji lub udostępnienia dokumentów:

• związanych z prowadzeniem robót, przekazywaniem obiektu budowlanego do użytkowania, utrzymaniem i użytkowaniem obiektu budowlanego;
• świadczących, że wyroby stosowane przy wykonywaniu robót budowlanych, a w szczególności wyroby budowlane, zostały wprowadzone do obrotu lub udostępnione na rynku krajowym zgodnie z przepisami odrębnymi.

W razie niedostarczenia w wyznaczonym terminie żądanych ocen lub ekspertyz albo w razie dostarczenia ocen lub ekspertyz, które niedostatecznie wyjaśniają sprawę będącą ich przedmiotem, organ administracji architektoniczno-budowlanej lub nadzoru budowlanego może zlecić wykonanie tych ocen lub ekspertyz albo wykonanie dodatkowych ocen lub ekspertyz na koszt osoby zobowiązanej do ich dostarczenia.

Zgodnie z art. 93 pkt 9 i 10 Pb, kto nie spełnia obowiązku:

• przechowywania dokumentów, związanych z obiektem budowlanym, lub prowadzenia książki obiektu budowlanego;
• udzielenia informacji lub udostępnienia dokumentów żądanych przez organ nadzoru budowlanego, związanych z prowadzeniem robót budowlanych, przekazaniem obiektu budowlanego do użytkowania lub jego utrzymaniem – podlega karze grzywny.

Katarzyna Czajkowska-Matosiuk
redaktor prowadząca działy Prawo i Ekonomia

Podstawa prawna

1. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 – Prawo budowlane (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r. poz. 2351 ze zm.).
2. Ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst Dz.U. z 2021 r. poz. 1129 ze zm.).
3. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r. poz. 2454 ze zm.).
4. Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 6 września 2021 r. w sprawie dziennika budowy, montażu i rozbiórki (Dz.U.z 2021 r. poz. 1686).