c-KOB praktyczne wykorzystanie narzędzia GUNB

Podstawowe regulacje dotyczące książki obiektu budowlanego znajdują się w rozdziale 5d art. 60a–60r Ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane [1] (dalej p.b.). Książka obiektu budowlanego jest dokumentem, w którym rejestruje się ważne informacje i działania związane z obiektem, m.in.:

• dane go identyfikujące;
• informacje kontaktowe (imię i nazwisko lub nazwę, adres zamieszkania lub siedziby, e-mail) jego właściciela lub zarządcy;
• wyniki i protokoły kontroli okresowych (o których mowa w art. 62 ust. 1 p.b.);
• ekspertyzy i opinie techniczne wraz z danymi osób, które je sporządziły;
• wpisy dotyczące przeglądów, konserwacji i napraw urządzeń przeciwpożarowych (wskazanych w Ustawie z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej [2]), a także imiona i nazwiska osób wykonujących te czynności;
• roboty budowlane prowadzone w obiekcie po jego oddaniu do użytku;
• ewentualne zdarzenia związane z katastrofami budowlanymi;
• decyzje, postanowienia, zaświadczenia oraz inne dokumenty wydane przez organy administracji publicznej, które odnoszą się do obiektu.

Szczegółowe informacje i zasady dokonywania wpisów określa Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 15 grudnia 2022 r. w sprawie książki obiektu budowlanego oraz systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego [3].

>>> Oddanie obiektu budowlanego do użytkowania – cz. I

>>> Tożsamość organów administracyjnych a uzgodnienie decyzji inwestycyjnych

>>> Przerwanie robót budowlanych – rola rzeczoznawcy, biegłego, inspektora nadzoru i kierownika budowy

Fot. © Song_about_summer – stock.adobe.com

Jak prowadzić książkę obiektu budowlanego?

Książkę obiektu budowlanego i jej kolejne tomy należy prowadzić w sposób usystematyzowany, pamiętając o obowiązkowych elementach, takich jak:

• strona tytułowa;
• tablica nr I – Informacje o obiekcie budowlanym;
• tablica nr II – Dane właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego;
• tablica nr III – Przeprowadzone kontrole, o których mowa w art. 62 ust. 1 Ustawy z dnia 7 lipca 1994 – Prawo budowlane;
• tablica nr IV – Ekspertyzy i opinie techniczne;
• tablica nr V – Przeglądy techniczne, konserwacja oraz naprawy urządzeń przeciw- pożarowych, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 3 Ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej;
• tablica nr VI – Roboty budowlane związane z obiektem budowlanym wykonywane po oddaniu do użytkowania;
• tablica nr VII – Katastrofy budowlane dotyczące obiektu budowlanego;
• tablica nr VIII – Decyzje, postanowienia, zaświadczenia i inne dokumenty wydane przez organy administracji publicznej, dotyczące obiektu budowlanego.

Czy każdy obiekt musi mieć książkę obiektu budowlanego?

Nie. Książkę prowadzi się dla budynku lub obiektu budowlanego niebędącego budynkiem, którego projekt jest objęty obowiązkiem sprawdzenia pod względem zgodności z przepisami, w tym techniczno-budowlanymi, przez osobę z uprawnieniami budowlanymi do projektowania (art. 60b i 20 ust. 2 p.b.). Obowiązek ten nie dotyczy natomiast:

• budynków mieszkalnych jednorodzinnych;
• budynków garażowych i gospodarczych w zabudowie jednorodzinnej;
• obiektów budowlanych budownictwa zagrodowego i letniskowego;
• obiektów budowlanych, których budowa nie wymaga uzyskania pozwolenia na budowę czy dokonania zgłoszenia (z wyłączeniem sieci gazowych);
• dróg lub obiektów mostowych, dla których jest prowadzona książka drogi lub książka obiektu mostowego na podstawie przepisów o drogach publicznych.

Do kiedy można prowadzić papierową książkę obiektu budowlanego?

Przy wprowadzaniu elektronicznej książki obiektu budowlanego (c-KOB) w systemie e-Budownictwo przewidziano okres przejściowy (art. 6 ust. 1 Ustawy z dnia 7 lipca 2022 r. o zmianie ustawy – Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw [4]). Od 1 stycznia 2024 r. dla nowych obiektów budowlanych zakłada się wyłącznie książki w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu c-KOB. Książki założone wcześniej w formie papierowej mogą funkcjonować maksymalnie do końca 2026 r. Najpóźniej do 31 grudnia 2026 r. właściciele lub zarządcy nieruchomości muszą je zamknąć stosownym wpisem i zarchiwizować zgodnie z przepisami, a jednocześnie zastąpić elektronicznymi książkami obiektu budowlanego w systemie c-KOB.

Okres przejściowy, w którym mogły funkcjonować równolegle książki papierowe i elektroniczne, kończy się więc 31 grudnia 2026 r. Po tej dacie jedyną legalną formą prowadzenia książki obiektu budowlanego będzie system elektroniczny c-KOB, będący częścią systemu e-Budownictwo, dostępny na stronie Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego pod adresem https://c-kob.gunb.gov.pl/.

Czym jest c-KOB i jakie ma zabezpieczenia?

System c-KOB jest systemem teleinformatycznym w rozumieniu art. 3 pkt 3 Ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne [5]. Co istotne, w zakresie postępowania z dokumentacją w postaci elektronicznej spełnia warunki określone w przepisach Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach [6].

Każdej książce obiektu budowlanego prowadzonej w postaci elektronicznej nadaje się indywidualny numer. W trakcie zakładania nowej książki system c-KOB sprawdza, czy istnieje w nim już książka dla obiektu o wskazanej lokalizacji. System jest także wyposażony w zabezpieczenia uniemożliwiające usunięcie lub zmianę wprowadzonych danych, zapewniając rozliczalność tych danych i dokonanych wpisów oraz ich dostępność.

Filmy instruktażowe na temat obsługi bazy przygotowywane przez Główny Urząd Nadzoru Budowlanego są dostępne pod adresem: https://c-kob.gunb.gov.pl/dowiedz-sie-wiecej.

Jak założyć konto w systemie c-KOB?

Osoba, która chce założyć elektroniczną książkę obiektu budowlanego lub dokonywać w niej wpisów, musi mieć konto w systemie c-KOB. Książkę może założyć i zamknąć właściciel lub zarządca obiektu budowlanego (art. 60c p.b.), natomiast wpisów w niej poza właścicielem i zarządcą mogą dokonywać także: osoba wskazana w książce obiektu budowlanego do jej prowadzenia oraz osoby przeprowadzające kontrole (art. 60e ust. 1 i art. 62 ust. 1 p.b.).

Podczas zakładania konta w systemie c-KOB wprowadza się:

• dane kontaktowe, czyli: imię i nazwisko lub nazwę, adres zamieszkania lub siedziby oraz e-mail;
• tytuł prawny, z którego wynika uprawnienie do reprezentowania właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego – w przypadku osoby fizycznej działającej w imieniu właściciela lub zarządcy;
• rodzaj i zakres posiadanych uprawnień budowlanych albo innych uprawnień dających podstawę do dokonywania kontroli – w przypadku osoby przeprowadzającej kontrolę, o której mowa w art. 62 ust. 1 p.b.

Podczas zakładania c-KOB do systemu wprowadza się:

• dane właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego: imię i nazwisko lub nazwę, adres zamieszkania lub siedziby, e-mail oraz dokument, z którego wynika tytuł prawny właściciela lub zarządcy do obiektu budowlanego;
• dane dotyczące osoby fizycznej działającej w imieniu właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego, jeżeli występuje (analogiczne dane jak w przypadku właściciela lub zarządcy), oraz tytuł prawny, z którego wynika uprawnienie do reprezentowania właściciela lub zarządcy; dane dotyczące obiektu budowlanego, przede wszystkim jego adres i lokalizację na mapie w systemie c-KOB.

W jaki sposób uwierzytelnia się i autoryzuje użytkownika konta w systemie c-KOB?

Dostęp do systemu c-KOB wymaga prawidłowego przeprowadzenia uwierzytelnienia użytkownika konta (po dokonaniu jego identyfikacji) oraz autoryzacji.

Uwierzytelnienie polega na potwierdzeniu deklarowanej tożsamości użytkownika konta w:

• systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 21a ust. 1 pkt 2a Ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej [7], lub

• systemie c-KOB – w przypadku pracowników organów nadzoru budowlanego oraz innych organów i służb uprawnionych do kontroli przestrzegania przepisów w zakresie utrzymania obiektów budowlanych lub do prowadzenia działań ratowniczych.

Identyfikacja użytkownika odbywa się z użyciem środka identyfikacji elektronicznej:

• wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego lub
• wydanego wwewnętrznym systemie identyfikacji elektronicznej systemu c-KOB, zapewniającym obsługę procesu uwierzytelniania w odniesieniu do pracowników organów nadzoru budowlanego oraz innych organów lub służb uprawnionych do kontroli przestrzegania przepisów dotyczących utrzymania obiektów budowlanych albo doprowadzenia działań ratowniczych.

Autoryzacja następuje po poprawnym uwierzytelnieniu użytkownika i polega na przydzieleniu mu dostępu do systemu c-KOB. Umożliwia wprowadzanie danych, w tym dokonywanie wpisów w książce obiektu budowlanego w postaci elektronicznej.

Uwierzytelnienie użytkownika konta, dokonane w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego lub w c-KOB, zapewnia systemowe potwierdzenie tożsamości przy dokonywaniu wpisów w elektronicznej książce obiektu budowlanego.

W jakim terminie dokonuje się wpisów w systemie c-KOB?

Wpisu w książce obiektu budowlanego dokonuje się niezwłocznie, maksymalnie w ciągu 7 dni od dnia zaistnienia okoliczności, której on dotyczy. W przypadku awarii lub przerwy w działaniu systemu c-KOB wpis zamieszcza się niezwłocznie po ustaniu tej awarii lub przerwy.

W jaki sposób dokonywać wpisów w systemie c–KOB?

Wpisy w książce obiektu budowlanego w poszczególnych tablicach zamieszcza się w porządku chronologicznym, w sposób uniemożliwiający dokonanie uzupełnień.

Jeżeli wpis w c-KOB dotyczy:

• zdarzenia objętego klauzulą tajności, wpis ogranicza się do wskazania tej okoliczności i dokumentu, z których wynika objęcie danych tą klauzulą;
• dokumentu objętego klauzulą tajności albo zawiera informacje objęte klauzulą tajności, we wpisie wskazuje się na tę okoliczność.

W razie konieczności wprowadzenia poprawek do wpisu należy dokonać kolejnego wpisu z prawidłową treścią oraz uzasadnieniem wprowadzonej zmiany.

Joanna Maj
radca prawny
SWK Legal

Literatura
[1] Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 418 ze zm.).
[2] Ustawa z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 188).
[3] Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 15 grudnia 2022 r. w sprawie książki obiektu budowlanego oraz systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego (Dz.U. z 2022 r. poz. 2778).
[4] Ustawa z dnia 7 lipca 2022 r. o zmianie ustawy – Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2022 r. poz. 1557).
[5] Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1557 ze zm.).
[6] Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.).
[7] Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1725).