Wykorzystanie wizerunku i danych kontaktowych inżyniera

Biorąc pod uwagę specyfikę pracy inżyniera budownictwa, warto zauważyć, że przepisy bardziej rygorystycznie traktują wykorzystanie jego wizerunku od posłużenia się jego danymi kontaktowymi. Z drugiej jednak strony nie w każdym przypadku pracodawca lub zleceniodawca muszą pytać inżyniera o zgodę na przetwarzanie danych.

Fot. stock.adobe.com/Production Perig

Stosunek pracy. Wykorzystanie wizerunku i danych kontaktowych

Pracodawca może żądać od pracownika konkretnych danych osobowych na podstawie przepisów kodeksu pracy (k.p.). Do takich danych zaliczymy m.in.:

• adres zamieszkania oraz
• inne dane kontaktowe wskazane przez pracownika.

Prawo do pozyskania tych danych nie oznacza natomiast, że pracodawca może nimi dowolnie dysponować i je upubliczniać według własnego upodobania. Jeżeli przepisy szczególne nie nakazują udostępniania konkretnych danych, np. w celu wypełnienia obowiązku wynikającego z prawa pracy, pracodawca powinien każdorazowo znaleźć podstawę prawną do ich upublicznienia w zakładanym przez siebie celu.

W przypadku danych kontaktowych możliwość ich przetwarzania powinna wynikać z przesłanek wymienionych w art. 6 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO).

Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) zajął stanowisko dotyczące tego, czy pracodawca może umieścić na swojej stronie internetowej takie dane osobowe pracowników, jak: imiona i nazwiska, stanowiska, numery telefonów lub adresy e-mail. Urząd Ochrony Danych Osobowych potwierdził, że informacje o pracowniku, np. jego imię i nazwisko czy też służbowy adres e-mail, są ściśle związane z życiem zawodowym pracownika i z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych. Oznacza to, że dane takie mogą być udostępniane przez pracodawcę nawet bez zgody pracownika.

Pracodawcy nie można bowiem – jak zauważa UODO – pozbawić możliwości ujawniania nazwisk pracowników zajmujących określone stanowiska w ramach instytucji i pozostających w kontakcie z podmiotami zewnętrznymi, a zwłaszcza z kontrahentami, klientami.

Z interpretacji UODO wynika, że pracodawca może bez zgody inżyniera budownictwa umieścić jego imię i nazwisko na drzwiach w swojej firmie, na pieczątkach imiennych oraz w takich materiałach, jak przekazywane klientom prezentacje. Może też wskazywać klientom i innym pracownikom służbowe dane kontaktowe inżyniera budownictwa w celu nawiązania przez te osoby bezpośredniego kontaktu z inżynierem.

Pracodawca musi jednak uregulować w regulaminie pracy zasady udostępniania takich danych, a pracownik powinien uprzednio otrzymać jasną informację dotyczącą zasad ich udostępniania.

Innymi słowy, inżynier budownictwa nie może się sprzeciwić temu, że jego służbowy adres e-mail, numer służbowego telefonu, nazwę stanowiska czy też imię i nazwisko pracodawca udostępnił na swojej stronie internetowej lub w ramach folderów i prezentacji. Jednak to pracodawca powinien zapewnić służbowe narzędzia kontaktu.

Pracodawca powinien udostępnić inżynierowi budownictwa służbowy telefon, służący do wykonywania jego obowiązków, albo szukać z nim innych, pozatelefonicznych sposobów kontaktu. Udostępnienie bowiem prywatnego numeru może wpływać na prawa i wolności pracownika – szczególnie na jego prawo do prywatności po godzinach pracy. Z całą pewnością telefony poza godzinami pracy wykonywane – bez zgody inżyniera budownictwa – na jego prywatny numer przez pracodawcę lub jego podwładnych nie należą do praktyk zgodnych z prawem.

Jak potwierdza UODO, pracodawca nie może korzystać przy kontakcie w celach zawodowych z prywatnych danych kontaktowych uzyskanych od pracownika w toku rekrutacji lub w innych okolicznościach. Do takiego działania potrzebujemy zgody pracownika. Zasada ta tym bardziej dotyczy przekazywania takich danych klientom pracodawcy.

Od powyższej zasady istnieje jednak pewien wyjątek. Otóż art. 6 ust. 1 lit. d RODO dopuszcza przetwarzanie danych osobowych (w tym prywatnych danych kontaktowych), jeżeli jest to niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej.

Przykład: Na budowie wystąpiła katastrofa budowlana. Pracodawca nie może skontaktować się z inżynierem budownictwa za pomocą służbowych kanałów kontaktu. Wiedząc, że od szybkiej decyzji inżyniera zależeć może zdrowie lub życie ludzi, może on wykorzystać posiadany prywatny numer telefonu, aby się z nim skontaktować.

Należy jednak pamiętać, że tego typu sytuacje musimy uznać za wyjątkowe.

Inny problem stanowi dobrowolna zgoda na kontakt przez prywatne kanały komunikacji. Stosunek pracy charakteryzuje się bowiem tym, że mamy w nim do czynienia z nierównością stron. Dlatego też łatwo się narazić na zarzut wywierania nacisku na udzielenie zgody. Z art. 221a   § 2 k.p. wynika bowiem, że brak zgody na przekazanie prywatnych danych kontaktowych (a także jej późniejsze wycofanie) nie może stanowić podstawy do niekorzystnego traktowania pracownika/kandydata w pracy, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Nie powinien zwłaszcza stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

W praktyce trudno przewidzieć, jakimi argumentami w każdym przypadku posłużą się zwaśnione strony, aby dowieść swoich racji. Najlepiej więc wyposażyć pracownika w służbowe narzędzia kontaktu, zamiast uzyskiwać od niego zgodę na kontakt z wykorzystaniem narzędzi prywatnych.

>>> Jak zdobyć uprawnienia budowlane w 2022 roku?

>>> Rodzaje i specjalności uprawnień budowlanych

>>> Bezpieczeństwo na placu budowy

Umowa cywilnoprawna. Wykorzystanie wizerunku i danych kontaktowych

Ponieważ do umów cywilnoprawnych przepisy prawa pracy nie znajdą zastosowania, sytuacja wykorzystania danych kontaktowych np. inżyniera zleceniobiorcy może rodzić pewne niejasności.

Warto jednak zauważyć, że RODO dopuszcza przetwarzanie danych osobowych, jeżeli takie przetwarzanie uznamy za niezbędne do:

• wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie tej osoby przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz
• celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora danych osobowych (tu: zleceniodawcę) lub przez stronę trzecią – prawo to nie dotyczy sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Wynika z tego, że umowa zlecenia (lub załączniki do tej umowy) powinna wyraźnie określać, jakie dane osobowe zleceniobiorcy, w jakim celu i w jaki sposób będą przetwarzane przez zleceniodawcę.

A zatem nakładając w umowie zlecenia na inżyniera budownictwa obowiązek pozostawania w kontakcie z klientami zleceniodawcy i jego personelem, należy określić, za pomocą jakich środków ten kontakt będzie przebiegał. Może to być np. adres e-mail lub numer telefonu wskazany przez zleceniobiorcę lub użyczony przez zleceniodawcę. Niezależnie od tego należy pamiętać, aby warunki umowy nie przesądzały, że między stronami w rzeczywistości zachodzi stosunek pracy.

Tym samym art. 6 ust. 1 lit. b RODO uprawnia zleceniodawcę do upublicznienia danych kontaktowych inżyniera zleceniobiorcy, nawet bez jego zgody, jeżeli celem tego upublicznienia jest wykonanie umowy zlecenia.

Z kolei tzw. prawnie uzasadniony interes, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zleceniodawca może wykorzystać w niektórych sytuacjach nieprzewidzianych umową, np. gdy musi podać swojemu pracownikowi lub osobie trzeciej dane kontaktowe inżyniera zleceniobiorcy. Można też w wyjątkowych sytuacjach tak jak w przypadku pracowników – wykorzystać 6 ust. 1 lit. d RODO w ramach ochrony czyichkolwiek żywotnych interesów.

Powoływanie się natomiast na zgodę zleceniobiorcy ma tę słabą dla zleceniodawcy stronę, że zleceniobiorca może taką zgodę w dowolnym momencie wycofać.

Wizerunek inżyniera budownictwa

Od danych kontaktowych wykorzystywanych jako niezbędne do prawidłowego wykonywania obowiązków przez inżyniera budownictwa odróżnić musimy jego wizerunek. Ponieważ przepisy nie zawierają definicji wizerunku, przyjmuje się definicję ze słownika języka polskiego. Tam wizerunek określono jako „czyjąś podobiznę na rysunku, obrazie, zdjęciu itp.”.

Zwierzchnik inżyniera budownictwa może być niekiedy zainteresowany wykorzystaniem jego wizerunku.

Przykład: Zwierzchnik inżyniera chce wykorzystać jego zdjęcie, aby umieścić je w prezentacjach, folderach reklamowych lub na stronie internetowej. Może też chcieć uatrakcyjnić takim wizerunkiem firmowe wizytówki.

Niezależnie od powyższego zwierzchnik nie ma takiej samej swobody przy wykorzystaniu wizerunku pracownika lub zleceniobiorcy jak w przypadku służbowych danych kontaktowych.

Urząd Ochrony Danych Osobowych wprost wskazał, że pracodawca nie może bez zgody pracownika umieścić na swojej stronie internetowej – obok danych kontaktowych – jego wizerunku.

Trzeba przy tym pamiętać, że zgoda pracownika na wykorzystanie jego wizerunku musi być dobrowolna. Nie może zatem dojść do sytuacji, w której pracodawca wywiera na inżyniera jakikolwiek nacisk w związku z zamiarem opublikowania jego wizerunku. Warto tu przypomnieć przywołany już art. 221a § 2 k.p., z którego wynika, że brak zgody na przetwarzanie wizerunku (a także jej późniejsze wycofanie) nie może stanowić podstawy niekorzystnego traktowania inżyniera budownictwa, a także nie może powodować wobec niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji.

Poza tym pracodawca nie może wykraczać poza zakres zgody na przetwarzanie wizerunku.

Przykład: Jeżeli inżynier wyraził zgodę na publikację swojego zdjęcia na stronie internetowej pracodawcy, to pracodawca może wykorzystać taki wizerunek wyłącznie na tej stronie. Nie może natomiast opublikować go na plakatach rozwieszanych na terenie budowy.

Ponadto zgodnie z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych samo rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej.

Jeżeli strony nie zastrzegły w umowie inaczej, zezwolenie takie nie będzie wymagane, w przypadku gdy właściciel wizerunku otrzymał za pozowanie umówioną zapłatę.

Przykład: Inżynier przyjął zapłatę za udostępnienie swojego wizerunku w ramach firmowego kalendarza, wiedząc, w jakim celu pracodawca ten wizerunek wykorzysta. W takim przypadku pracodawca nie musi uzyskiwać jego osobnej zgody na samo rozpowszechnienie wizerunku.

Zezwolenia nie wymaga także samo rozpowszechnianie wizerunku:

• osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, np. zawodowych;
• osoby stanowiącej jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza – choć w tym ostatnim przypadku każdą sytuację należy interpretować indywidualnie.

Trzeba jednak pamiętać, że samo rozpowszechnianie wizerunku stanowi jedynie część operacji przetwarzania danych osobowych. Z wizerunkiem bowiem wiążą się również inne czynności, np. przechowywanie zdjęć bez rozpowszechniania. Pewien wyjątek od przytoczonych zasad stanowi umieszczenie zdjęcia inżyniera budownictwa w wewnętrznym intranecie firmowym. Zgodnie ze stanowiskiem UODO każdą taką sytuację należy traktować indywidualnie. Jeżeli mamy do czynienia z dużą firmą budowlaną, czasem upublicznienie wizerunku w intranecie może być wręcz konieczne do identyfikacji konkretnego inżyniera budownictwa przez innych pracowników. Ważne jest jednak zabezpieczenie takiego serwisu przed dostępem osób z zewnątrz. Ponieważ pracodawca może przy tego typu praktykach wykorzystać swój prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), inżynier budownictwa może się takim praktykom sprzeciwić, jeżeli uzna, że ten interes pracodawcy ma mniejsze znaczenie niż jego prawa i wolności. Jak wskazuje UODO, pracownik może w takim przypadku skorzystać z art. 21 ust. 1 RODO, tj. złożyć sprzeciw wobec przetwarzania jego wizerunku z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją. Każdy taki przypadek musimy jednak traktować indywidualnie. Unormowania dotyczące wizerunku pracownika pozostają podobne, gdy mamy do czynienia ze stosunkiem zlecenia. Innymi słowy, zleceniodawca co do zasady nadal potrzebuje dobrowolnej zgody inżyniera zleceniobiorcy na przetwarzanie jego wizerunku.

>>> Historia Prawa budowlanego

>>> Krótka historia samorządu zawodowego inżynierów budownictwa

>>> Historia uprawnień budowlanych

Jak skorzystać ze swoich praw?

W niektórych sytuacjach warto powstrzymać praktyki pracodawcy dotyczące danych kontaktowych oraz wizerunku. Najważniejsze w tym przypadku jest prawo pracownika do usunięcia danych.

Na podstawie art. 17 RODO pracownik (zleceniobiorca) ma prawo żądać od pracodawcy (zleceniodawcy) usunięcia swoich danych osobowych. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy pracownik:

• uprzednio wyraził zgodę na ich wykorzystanie, a teraz ją wycofuje;
• dowiedział się, że pracodawca przetwarza jego dane niezgodnie z prawem.

Przykład: Inżynier ma prawo żądać usunięcia z intranetu swojego prywatnego numeru telefonu, jeżeli trafił on tam uprzednio za jego wyraźną lub domniemaną zgodą. Pracodawca może zapewnić mu telefon służbowy i ewentualnie zamieścić go w intranecie.

Na podstawie art. 21 RODO można również skorzystać z prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania danych kontaktowych. Dotyczy to sytuacji, gdy np. pracodawca ma prawo przetwarzać dane kontaktowe pracownika bez jego zgody ze względu na swój prawnie uzasadniony interes (wspomniany art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W takim przypadku sprzeciw należy wnieść „z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją” – np. gdy przydzielony po poprzedniku służbowy numer telefonu ktoś wykorzystuje w celu nękania pracownika.

Przepisy nie wymagają określonej formy wnoszenia powyższych oświadczeń. Można zatem skorzystać z dowolnej formy i np. sporządzić pismo drogą elektroniczną.

Wykorzystanie wizerunku i danych kontaktowych inżyniera. Podsumowanie

Inżynierze, pamiętaj, że:

• pracodawca nie musi prosić o twoją zgodę na upublicznienie służbowych danych kontaktowych – taką zgodę musi uzyskać, upubliczniając dane prywatne, prywatny numer telefonu;
• pracodawca zawsze musi uzyskać zgodę na rozpowszechnianie twojego wizerunku, chyba że otrzymałeś za to opłatę, jesteś osobą publiczną lub stanowisz element tła albo większej grupy ludzi na zdjęciu;
• w wyjątkowych sytuacjach pracodawca może umieścić twój wizerunek w intranecie;
• twoja zgoda na publikację danych osobowych musi być dobrowolna;
• podobne reguły zasadniczo obowiązują twojego zleceniodawcę, zwłaszcza gdy publikacja danych kontaktowych wynika z konieczności realizacji umowy zlecenia.

Podstawa prawna

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; Dz.Urz. L 119 z 4.5.2016).
2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 – Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.).
3. Ustawa z dnia 4 lutego 1994 o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r. poz. 1062 ze zm.).

Maciej Lipka prawnik, specjalista z zakresu prawa ochrony danych osobowych

>>> Projektant – jego szczególna rola i odpowiedzialność zawodowa w procesie budowlanym

>>> Dobry kierownik budowy

>>> Kierownik robót branżowych na budowie domu jednorodzinnego