W pogoni za rozważaniami dotyczącymi różnych rodzajów analiz zapomina się o tym, jak ważnym czynnikiem dla ich prowadzenia i wyboru najwiarygodniejszej metody jest prawidłowo skonstruowany harmonogram bazowy oraz jego aktualizacje w procesie inwestycyjnym.
W ostatnim czasie obserwujemy znaczący wzrost zainteresowania metodami analiz harmonogramów i oceny przebiegu procesu budowlanego.
Organizacje na całym świecie podejmują próby zestawienia i opisania metodologii używanych do analizowania harmonogramów. Zestawienia te z pozoru znacznie się od siebie różnią, jednak wynika to głównie z kulturowych uwarunkowań, tzn. tego, w jaki sposób w świadomości danych środowisk albo w danym obszarze geograficznym funkcjonuje problem analizy harmonogramów.
Niezależnie od dokonanych podziałów można jednak przyjąć stwierdzenie, że zwykle rekomenduje się użycie takiej metody analizy, która pozwoli uwzględnić wszystkie dostępne w chwili jej przeprowadzenia dane źródłowe o projekcie.
Przed przystąpieniem do tworzenia harmonogramu wyznacza się: „zadania”, „czasy trwania”, „powiązania”. Parametry te są podstawowymi danymi do zamodelowania przebiegu budowy i pozwalają wyznaczyć terminy realizacji oraz dostępne zapasy czasu poszczególnych zadań.
Wymienione dane wprowadzane przez planistów są kluczowe dla prawidłowego zamodelowania przebiegu realizacji inwestycji i konsekwentnie dla ustalenia ścieżki krytycznej danego zadania inwestycyjnego. Z tego powodu nie powinny być poddawane manipulacjom, lecz ustalane z taką starannością, by unikać błędów implementacji.
Prawidłowo skonstruowany harmonogram służy sprawnemu zarządzaniu budową, a w przypadkach zaburzeń w realizacji stanowi jeden z dowodów poddawanych analizie w ewentualnym sporze między stronami zadania inwestycyjnego. W związku z tym zaniedbania lub celowe nadużycia są niepożądane, gdyż często czynią harmonogram mało użytecznym.
Problem nadużyć czy zaniedbań w konstruowaniu harmonogramu towarzyszy analitykom od dawna, a nasilił się wraz z rozpowszechnieniem się profesjonalnych programów komputerowych służących do modelowania harmonogramów. Należy przy tym podkreślić, że sama znajomość obsługi danego programu komputerowego nie jest wystarczająca, żeby stworzyć prawidłowy, nadający się do dalszej pracy i analiz harmonogram. Kluczowa w tym zakresie jest znajomość zasad planowania, zarządzania projektami oraz techniczna wiedza dotycząca realizowanego zadania inwestycyjnego.
W niniejszym artykule przedstawiono podstawowe błędy, a wręcz manipulacje harmonogramami utrudniające monitorowanie projektu w trakcie jego trwania lub podczas analizy na potrzeby rozstrzygnięcia ewentualnego sporu.
Fot. stock.adobe.com/NicoElNino
Harmonogram prac budowlanych – nadmierne czasy trwania zadań
Przemyślenie i uzasadnienie każdego parametru (zadania/czasu trwania/powiązania) decyduje o wiarygodności harmonogramu. W przypadku czasów trwania pojedynczych zadań uzasadnia się je przez dobór nakładów i wydajność (czas realizacji = ilość prac/ilość zasobów/wydajność).
W praktyce planiści (analitycy) często nie uzasadniają wprowadzonych czasów trwania poszczególnych zadań lub w ogóle ich nie rozważają. Takie działanie może wynikać z dwojakich uwarunkowań. Po pierwsze, z braku świadomości wykonawcy, jakie zasoby sprzętowe czy osobowe w danym momencie są lub będą mu potrzebne, lub też – przy posiadanej wiedzy na temat zasobów – braku świadomości, że zakładany w harmonogramie termin wykonania poszczególnych prac jest nieosiągalny.
Po drugie, planiści (analitycy) w źle pojmowanym interesie wykonawcy skłaniają się ku stosowaniu nadmiernych czasów trwania zadań. Taki zabieg pozornie zabezpiecza ukończenie budowy w terminie i umacnia pozycję kontraktową, z drugiej jednak strony może świadczyć o niedostatecznej wiedzy w zakresie zarządzania prowadzoną budową. Co więcej, działanie takie przynosi odwrotne skutki dla drugiej strony procesu inwestycyjnego.
Stosując nadmierne czasy trwania, analityk doprowadza do sytuacji, w której nie występują zapasy czasu i w konsekwencji każde zakłócenie (np. zmiana) teoretycznie uprawnia do wydłużenia realizacji. W ten sposób wywierana jest presja na pozostałe strony zaangażowane w realizację przez teoretyczne ograniczenie czasu na wykonanie działań będących w ich zakresie, takich jak akceptacja czy dostarczenie wymaganych dokumentów lub wprowadzanie ewentualnych zmian. Używając w zdaniu poprzedzającym przymiotnika „teoretyczne”, mamy na myśli na przykład to, że nieuzasadnione czasy trwania zadań sprawiają, iż analizując harmonogram, dochodzimy do wniosku, że opóźnienie przełoży się na termin zakończenia kontraktu. Gdybyśmy ten sam przypadek rozważyli na podstawie rzeczywistych czasów realizacji zadań, zaistniałe opóźnienie mogłoby nie mieć żadnego wpływu na termin ukończenia projektu. Harmonogram prac budowlanych stworzony na podstawie „nadmuchanych” czasów trwania staje się nieracjonalny, a analiza przeprowadzona z jego pomocą nie powinna stanowić podstawy żądań. To wszystko może wywołać spór między stronami, któremu można byłoby zapobiec, gdyby nie zaniedbania lub manipulacje planisty w tym zakresie.
>>> Deweloperzy mają małe długi, ich podwykonawcy olbrzymie
>>> Zmiany w projekcie na gruncie cyfryzacji procesu budowlanego
>>> Wykorzystanie wizerunku i danych kontaktowych inżyniera
Ograniczenia dotyczące dostępnych zasobów
Jak wspomniano wcześniej, zasoby sprzętowe lub liczba zaangażowanych osób są kluczowe dla uzasadnienia czasu trwania realizacji poszczególnych zadań.
Analizując przewidziane zasoby, analityk powinien się wystrzegać dwóch rodzajów błędów: pomijania założeń dotyczących dostępnych zasobów i przyjmowania zbyt restrykcyjnych ograniczeń.
1. Pomijanie ograniczeń dotyczących zasobów
Realizacja prac ograniczona jest przede wszystkim przez dostępny sprzęt czy zasoby, z drugiej strony przez przestrzeń, na której możemy je zaangażować – takie dane stanowią ograniczenia w realizacji, które konsekwentnie powinny zostać uwzględnione w harmonogramie.
W praktyce mamy do czynienia z harmonogramami nieuwzględniającymi ograniczeń dotyczących zasobów.
Takie pominięcie ograniczeń może prowadzić do błędnych wniosków, że wykonawca mógłby zakończyć inwestycję przed czasem, podczas gdy w rzeczywistości harmonogram wcale nie koresponduje z zasobami, jakimi dysponuje wykonawca.
Zakładając większą ilość zasobów, skraca się czas realizacji poszczególnych zadań. W konsekwencji powoduje to nadmierne zapasy czasu realizacji występujące w harmonogramie. Taki zabieg sprawia, że wyeksponowana zostaje inna od faktycznej ścieżka krytyczna, np. zawierająca większe ryzyko drugiej strony.
Przypuśćmy, że budując odcinek drogi, musimy zrealizować (i) most, przy którego realizacji przeszkodę stanowi brak uzgodnień administracyjnych, oraz (i) drogę, do której wykonawca nie może zapewnić wymaganego sprzętu. Jeżeli nie rozważymy ograniczeń wykonawcy, dojdziemy do wniosku, że strona odpowiedzialna za uzgodnienia administracyjne powinna ponieść pełną odpowiedzialność za opóźnienie, podczas gdy dominującą przyczynę opóźnienia może stanowić ograniczenie zasobów wykonawcy.
2. Wprowadzanie nadmiernych ograniczeń dotyczących zasobów
Innym przykładem manipulowania czasem trwania zadań jest wprowadzanie zbyt dużych ograniczeń dotyczących zasobów. W tym miejscu posłużymy się pewnym przykładem: zakładając, że transport urobku może się odbywać za pomocą jednego samochodu zamiast dwóch, możemy wydłużyć czas realizacji prac. W jeszcze innym przypadku może to być założenie zaangażowania 100 pracowników zamiast obsady 150-osobowej – co będzie szczególnie doniosłe, w czasie gdy wykonawca posiada dostępne fronty prac i naglący termin.
W ten sposób analityk doprowadza do sytuacji, w której prace realizowane są w niestandardowo wydłużonych czasach trwania, co w nieuzasadniony sposób wydłuża terminy końcowe. Wprost manipuluje ścieżką krytyczną.
>>> Jak zdobyć uprawnienia budowlane w 2022 roku?
>>> Rodzaje i specjalności uprawnień budowlanych
>>> Odbiór robót budowlanych – obowiązek czy przywilej inwestora?
Skracanie i wydłużanie czasu realizacji przyszłych prac
W trakcie realizacji budowy harmonogram powinien być okresowo aktualizowany w celu uwzględnienia rzeczywistego postępu lub uwzględnienia zmian sekwencji prac.
W takich aktualizacjach przemycane są przez analityków również nieuzasadnione zmiany dotyczące czasu trwania przyszłych zadań, tj. ich skracanie lub wydłużanie. Skracanie czasu trwania przyszłych, jeszcze niewykonywanych, zadań często ma na celu ukrywanie bieżącego opóźnienia realizacji prac. Co więcej, w ten sposób pozostałe strony mogą przeoczyć występujące opóźnienia, konsekwentnie nie włączyć się w mitygację, co w dalszej perspektywie utrudnia przypisanie odpowiedzialności za opóźnienia. Aby zapobiec takim sytuacjom, sugeruje się skracanie czasu realizacji dopiero po wykonaniu na podstawie rzeczywistego czasu trwania zadania.
Należy wspomnieć, że zmiana czasu trwania przyszłych prac może spowodować zmianę ścieżki krytycznej, co bywa zabiegiem umyślnym ze strony wykonawców, którzy mogą się starać wyeksponować taką ścieżkę, na której występują opóźnienia drugiej strony.
Harmonogram prac budowlanych – sztuczne/pozorne zadania
Kolejną manipulacją w zakresie konstruowania harmonogramów jest „wypełnianie” harmonogramu sztucznymi zadaniami, tak aby występujący zapas czasu przysługiwał jednej ze stron. Przykładem takiego zadania będzie pozycja zatytułowana: „dojrzewanie betonu o czasie trwania 28 dni”. Umieszczenie go w harmonogramie (przez połączenie start-finish) wskazywałoby, że dopiero po 28 dniach od wbudowania betonu można kontynuować prace. W zdecydowanej większości przypadków takie założenie nie pokrywa się z rzeczywistymi ograniczeniami, gdyż kontynuacja prac najczęściej możliwa jest jeszcze przed upływem tych 28 dni. Zazwyczaj prace wznawiane są już po kilku dniach, a zależy to od rodzaju dalszych prac.
Manipulacje przy użyciu relacji między zadaniami typu leads i lags
Leads i lags są to dodatkowe funkcje powiązań między zadaniami, które pozwalają dodać odstęp czasu między zadaniami lub zaprogramować powiązanie tak, aby jedno zadanie zaczynało się jeszcze przed końcem poprzedniego.
Leads należy rozumieć jako relację na zasadzie wyprzedzenia – jest to czas, o jaki można przyspieszyć kolejne zadanie w ramach jego relacji z poprzednikiem.
Lags możemy zaś przetłumaczyć jako relację typu zwłoka – jest to czas, o jaki będzie opóźnione kolejne zadanie w jego relacji z poprzednikiem.
Przykład zastosowania takich powiązań to np. „rozpoczęcie wykonywania ścian pięć dni po betonowaniu fundamentu”.
Zastosowanie tych funkcji nie rzuca się w oczy przeciętnemu użytkownikowi lub osobom, które na co dzień nie mają do czynienia z programami do harmonogramowania, ponieważ na wykresach Gantta są nie do odróżnienia od zwykłych powiązań. Z jednej strony powoduje to trudności w wykryciu błędów, z drugiej jest często wykorzystywane do manipulowania występującymi zapasami czasów czy ścieżką krytyczną.
Zaznaczyć przy tym należy, że doświadczony analityk, sprawdzając złożone roszczenia, powinien rutynowo zweryfikować całą logikę na ścieżce krytycznej, tak aby wykryć nadużycia związane z zastosowaniem leads i lags1.
Problemem, który powoduje stosowanie leads i lags, jest nakładanie się na siebie zadań krytycznych. W takich przypadkach problematyczne staje się ustalenie, która część tych zadań jest krytyczna, a która posiada jeszcze zapas czasu.
Tak zaprogramowana logika nie wskazuje jednoznacznie, w jakim stopniu (zakresie) zadanie musi być wykonane, zanim następujące po nim może się zacząć. Nie wskazuje też, jaki konkretnie zakres prac danego zadania musi oczekiwać z zakończeniem, zanim ukończony zostanie poprzedni. Sprawia to ogromne trudności w precyzyjnym zidentyfikowaniu wpływu danej zmiany czy opóźnienia takich zadań na ścieżkę krytyczną.
Na przykład (rys. 1) założono rozpoczęcie realizacji prac 10 dni po rozpoczęciu projektowania. Na podstawie takiego harmonogramu nie można jednak ustalić, na jakim etapie powinno być projektowanie (co powinno zostać konkretnie zaprojektowane), aby móc rozpocząc realizację prac. Nie wiadomo także, jak dalece można opóźnić projektowanie, aby terminowo ukończyć realizację prac.
Rozwiązaniem w tej sytuacji jest rzetelne uszczegółowienie harmonogramu, np. przez rozbicie zadań.
Rys. 1. Leads i lags
Harmonogram prac budowlanych – preferencyjne/sztuczne powiązania
Podstawowym zastosowaniem logiki w modelowaniu procesu budowy jest wskazanie technologicznych zależności między zadaniami (w zagranicznej literaturze określanych jako „physical constrains”). Technologiczne zależności to takie, których ze względu na naturalną sekwencyjność nie można pominąć. Na bazie takich zależności można wyznaczyć czas potrzebny do wykonania pewnego zakresu prac lub całego zakresu przedmiotu umowy.
Czasem jednak prezentowana logika nie odzwierciedla technologicznych zależności, lecz preferowaną kolejność realizacji lub w skrajnym przypadku stanowi całkowicie nieuzasadniony i nielogiczny ciąg następujących po sobie czynności.
Na przykład nietrudno wyobrazić sobie sytuację, w której wykonawca ma do wykonania kilka niezależnych od siebie obiektów lub odcinków (technologicznie niepowiązanych) i angażuje jedną brygadę do ich realizacji. Dla takich założeń analityk wprowadza jednak powiązanie szeregowe, tj. łączy wykonanie odcinków, tak aby jeden zaczynał się po zakończeniu drugiego (jak na rys. 2).
Harmonogram prac budowlanych. Rys. 2. Powiązania preferencyjne – w tym przypadku szeregowe
Takie powiązanie w przypadku wystąpienia problemów realizacyjnych na jednym odcinku będzie powodowało, że w harmonogramie wszystkie pozostałe odcinki będą wstrzymane. Jest to mylne, ponieważ w takiej sytuacji naturalnym działaniem jest przesunięcie dostępnych zasobów na inny odcinek, a tym samym mitygacja ewentualnego opóźnienia. W tym przypadku możemy mówić o tzw. preferencyjnych powiązaniach między odcinkami. W rzeczywistości bowiem nic nie stoi na przeszkodzie do zmiany kolejności wykonywanych prac (odcinków, obiektów).
Problem w zastosowaniu takiej logiki polega na tym, że skutkuje powstawaniem nielogicznych ścieżek krytycznych i zmniejszeniem lub wręcz likwidacją zapasów czasu.
Innym przykładem podobnych manipulacji są powiązania, które nie będą obrazowały żadnych faktycznych ograniczeń, np. uzależnimy zagospodarowanie terenu od wykonania prac wykończeniowych wewnątrz obiektu. Ponownie spowoduje to powstanie nielogicznej i nadmiernie wydłużonej ścieżki krytycznej, po drugie sprawi, że harmonogram przestanie być racjonalnym narzędziem kontroli.
Programy komputerowe nie weryfikują wprowadzanych do harmonogramu powiązań, w związku z tym w harmonogramach możemy zaobserwować sztuczne, nieuzasadnione powiązania. Zapobieganie im zależy wyłącznie od wiedzy oraz intencji analityka konstruującego harmonogram.
Stosowanie wielu różnych kalendarzy w ramach jednego harmonogramu
W programach używanych do harmonogramowania dostępna jest możliwość manipulowania czasami trwania poszczególnych zadań w zależności od wyboru kalendarza odzwierciedlającego długości tygodnia pracy (np. jest to pięć, sześć lub siedem dni). Możliwe jest również wyłączenie pewnego okresu lub konkretnej daty z okresu realizacji prac – np. zarządzoną przerwę świąteczną, ograniczenia przyrodnicze (okresy godowe ptaków). Różne kalendarze można stosować osobno dla każdego zadania i podobnie, jak wskazywaliśmy w odniesieniu do leads i lags, nie rzucają się one w oczy.
W efekcie zastosowanie różnych kalendarzy sprawia, że zadania na tej samej ścieżce krytycznej nie mają takiego samego zapasu czasu. Jeżeli jedno zadanie realizowane jest pięć dni w tygodniu, a drugie siedem, zapas czasu wynosi zaś 28 dni kalendarzowych, w pierwszym przypadku zapas czasu wynosi 20 dni, a w drugim 28 dni.
Wystarczy usunąć kilka świątecznych dni w przyszłości, aby zwiększyć zapas czasu wybranego zadania. Dla odmiany dodanie kilku dni świątecznych może skrócić zapas czasu i uczynić część zadań krytycznymi.
Zastosowanie kalendarzy może utrudniać śledzenie ścieżki krytycznej, jednak w uzasadnionych przypadkach może być przydatnym narzędziem. Niestety, zarządzanie kalendarzami rodzi wiele błędów i jest nadużywane w celu manipulacji ścieżką krytyczną.
Ograniczenia terminowe w zakresie rozpoczęcia i zakończenia zadania
Kolejną funkcją nowoczesnych programów do harmonogramowania jest dodawanie indywidualnych ograniczeń czasowych dotyczących dat zakończenia lub rozpoczęcia poszczególnych zadań. W efekcie program komputerowy oblicza zapas czasu na bazie nowych ograniczeń (w uproszczeniu).
Zdarza się, że zadania są wstawiane do harmonogramu bez powiązań logicznych z innymi zadaniami, ale jedynie na bazie indywidualnych ograniczeń terminowych. Harmonogramy stworzone w ten sposób tworzą tzw. wykresy Gantta bez powiązań. Brak powiązań utrudnia lub uniemożliwia ocenę wpływu przesunięć prac lub opóźnień. Dodatkowo zadania ograniczone w ten sposób mogą być oznaczone jako „krytyczne (bez zapasu czasu)”, w chwili gdy nie znajdują się na ścieżce krytycznej. De facto brak powiązań sprawia, że ciężko jest wyróżnić ścieżkę krytyczną na podstawie takiego harmonogramu.
Override logics
Raportowanie postępu prac, a tym samym okresowe aktualizowanie harmonogramu przynosi kolejne pułapki, na które należy zwrócić uwagę. Załóżmy, że odwróciliśmy kolejność dwóch zadań i raportujemy, iż rozpoczęto pracę drugiego z nich, bez modyfikacji harmonogramu. Programy komputerowe w takiej sytuacji pomijają wcześniejsze zadanie i ścieżka, na której znajduje się to zadanie, skraca się o czas jego trwania.
Związane z tym praktyczne błędy zaobserwować można w aktualizacjach harmonogramów, w których z kolejną aktualizacją prognozowany termin zakończenia drastycznie się skraca. Środkiem zaradczym jest zwyczaj z lat 70., polegający na resekwencjonowaniu logiki, tak aby harmonogram oddawał przearanżowany plan2.
Rys. 3 ilustruje prognozę projektu, w którym wykonawca zdecydował się rozpocząć prace od odcinka drugiego. Kalkulacja z użyciem opcji progress override sprawia, że program pomija wcześniejsze powiązanie odcinka pierwszego z drugim i niejako wyłącza odcinek pierwszy z kalkulacji ścieżki krytycznej. W konsekwencji błędu w harmonogramie prognozowana realizacja zakończy się wcześniej, niż wskazałby harmonogram z odpowiednio zaktualizowaną logiką.
Rys. 3. Override logics
Podsumowanie
W artykule opisano podstawowe zaniedbania czy nadużycia w stosowaniu komputerowych narzędzi do harmonogramowania. Eksperci zgodnie twierdzą, że problem powstał po rozpowszechnieniu się oprogramowania, a jedynym środkiem zaradczym jest edukacja analityków i audyty harmonogramów.
Pozytywnym akcentem jest fakt, że firmy wyróżniające się na polskim rynku i osiągające znaczące wzrosty przychodów identyfikują planowanie jako jedną z podstaw ich sukcesu.
1 Kwestię manipulacji rozpoznaje wyrok Donohoe Constr. Co., ASBCA Nos. 47,310, w którym wykonawca niepoprawnie używający leads i lags raportował, że tylko pięć pierwszych dni realizacji fundamentów było krytyczne, a pozostałe prace wraz z instalacjami znajdującymi się pod ziemią mogły być wykonane znacznie później. Nie znalazło to poparcia w ocenach eksperta i sądu.
2 Przykładem jest sprawa Sauer Inc. vs. Danzig, 224 F.3d 1340 (Fed. Cir. 200), w której wykonawca na miesiąc przed terminem oddania prac raportował terminową realizację, w czasie gdy faktycznie potrzebował ponaddwukrotnie więcej czasu.
Alicja Liman-Wojtachnio
mgr inż. budownictwa, prawnik
Krzysztof Klimaszyk
mgr inż. budownictwa, mgr finansów
Sprawdź i porównaj produkty budowlane >>>
