Wpływ pandemii na funkcjonowanie budynków biurowych

Trzy lata temu świat nieruchomości dotknęła nagła i zupełnie niespodziewana zmiana. Nie była to naturalna konsekwencja rozwoju technologicznego czy zapotrzebowania rynku, lecz wynik nagłego wybuchu pandemii COVID-19. Z dnia na dzień pracownicy z biur zostali przeniesieni do domów, a nowe określenia, takie jak „lockdown” czy „home office”, zastąpiły popularne w ostatnim czasie dyskusje o zrównoważonym rozwoju. Budynki biurowe przestały funkcjonować.

Nastąpił etap w cyklu życia obiektów, którego zaistnienie nie było dotąd brane pod uwagę przez projektantów, właścicieli, zarządców lub samych użytkowników. Życie budynków biurowych nabrało charakteru hybrydowego. Tym samym kluczowa dla zapewnienia przetrwania nieruchomości stała się umiejętność funkcjonowania tymczasowego.

Fot. stock.adobe/kaiskynet

Właściciele i zarządcy obiektów zmuszeni są do ciągłego uwzględniania niestosowanych dotychczas rozwiązań technicznych, procedur oraz sposobów utrzymania nieruchomości. Powstaje zatem pytanie, co wpływa na nową ekonomię budynków i jak poradzić sobie z nową rzeczywistością?

Spośród wielu elementów największym problemem właścicieli i zarządców budynków okazał brak prawidłowej identyfikacji ryzyka, które powoduje dodatkowe obciążenia finansowe. Chodzi tu przede wszystkim o:

• ryzyko rezygnacji z najmu powierzchni budynku lub jego części przez najemcę;
• problemy z rozpoznaniem zmian technicznych oraz architektonicznych, które należałoby wdrożyć w danym obiekcie;
• brak wiedzy oraz niewłaściwe wdrażanie zmian w systemach instalacji HVAC¹ i w instalacji wodno-kanalizacyjnej;
• problemy z ustaleniem zakresu i sposobu sprzątania oraz dezynfekcji w obiekcie;
• brak bądź niewłaściwe zarządzanie informacjami o realnej zajętej powierzchni;
• nieuwzględnianie konieczności dodatkowych oraz rozszerzonych audytów instalacji technicznych budynku;
• nieuwzględnianie konieczności przejścia budynku w tryb tymczasowy lub hybrydowy (rys. 1);
• problemy z zapewnieniem wymaganego dystansu społecznego, który w konsekwencji prowadzi do zwiększenia zapotrzebowania na powierzchnię najmu. Większe biuro oznacza dodatkowy koszt najmu oraz ryzyko braku dostępności miejsca w obiekcie;
• brak wydzielenia przez właścicieli nieruchomości budżetu obejmującego koszty zmian związanych z odpowiednim dostosowaniem oraz utrzymaniem budynku;
• brak poczucia bezpieczeństwa użytkowników wynikający z niewprowadzenia rozwiązań zmniejszających ryzyko zakażenia COVID-19 bądź też z braku informacji o ich wprowadzeniu;
• dodatkowe koszty wynikające ze zwiększonego zużycia energii (co z kolei jest następstwem zwiększenia parametrów instalacji HVAC), a także brak koordynacji zużycia energii z instalacjami HVAC oraz zmniejszoną (czy zmieniającą się) zajętą powierzchnią.

Rys. 1. Cykl obrazujący tryby użytkowania budynku uwzględniające fale pandemii. Opracowanie autora.

Przede wszystkim trzeba mieć świadomość, że nie ma możliwości całkowitego wyeliminowania ryzyka zarażenia wirusem. Można jednak wprowadzić wiele rozwiązań technicznych lub architektoniczno-przestrzennych, które uzdrowią środowisko wewnętrzne obiektu (rys. 2).

Rys. 2. Schemat pokazujący efektywność wprowadzanych rozwiązań w budynku w kontekście wpływu na koszty. Opracowanie autora wg [8]

Najskuteczniejszym rozwiązaniem jest zastosowanie tzw. polityki eliminacji polegającej na wyłączeniu części powierzchni z użytkowania. Jednakże w tym przypadku trzeba się liczyć z ograniczeniami, takimi jak brak elastyczności funkcjonalnej obiektu czy też brak profilu biznesowego firmy. Modyfikacje oraz uzupełnianie instalacji technicznych są stosunkowo łatwe, choć mogą się wiązać ze zwiększonymi kosztami. Kluczową kwestią jest jednak przeprowadzenie dokładnego audytu istniejącego stanu, możliwości, potrzeb i wymagań dotyczących danego obiektu. Wprowadzenie zmian w strukturze eksploatacyjnej budynku wymaga podejścia holistycznego – trzeba tu uwzględnić takie kwestie, jak sposób funkcjonowania i zarządzania obiektem, harmonogram napraw, dostępność zasobów czy odpowiedni budżet.

>>> Znaki bezpieczeństwa

>>> Zużycie energii w Europie i certyfikacje w strategiach ESG

>>> Tym żył rynek biurowy w 2022 roku. Co nas czeka w przyszłym?

Dostosowanie nieruchomości do funkcjonowania w trybie wymuszonym przez pandemię COVID-19 wiąże się z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów. W dalszej części artykułu przedstawiono rodzaje tych kosztów, przy czym trzeba wyraźnie podkreślić, że każdy obiekt powinien być rozpatrywany indywidualnie z uwzględnieniem charakterystyki danego budynku oraz efektywności użytkowej rozwiązań, które były dotychczas stosowane. Obszary, w których konieczne jest poniesienie dodatkowych kosztów związanych z dostosowaniem budynku do nowej rzeczywistości, można podzielić na trzy kategorie:

1) instalacje techniczne,

2) sprzątanie,

3) organizacja przestrzeni.

Biura w pandemii – instalacje techniczne

Wysokość i rodzaj kosztów związanych z instalacjami technicznymi w budynku zależą od zakresu zmian oraz rodzaju i jakości funkcjonujących dotychczas systemów. Rozwiązania, jakie można wdrożyć, sprowadzają się do regulacji, modernizacji bądź też całkowitej wymiany systemu instalacji. I tak koszty dostosowania wyposażenia technicznego obiektu do sytuacji spowodowanej przez pandemię dotyczą przede wszystkim:

• Regulacji systemu instalacji.
• Modernizacji systemu instalacji.
• Zmiany systemu instalacji.
• Rozszerzonego zakresu oraz zmiany harmonogramu utrzymania instalacji. Do tego dochodzą koszty związane z ochroną obsługi technicznej (PPE) oraz utylizacją np. zużytych filtrów powietrza (które powinny być utylizowane jako odpad niebezpieczny, skażony).
• Ponownego uruchamiania i dezynfekcji HVAC oraz instalacji wodno-kanalizacyjnej. Chodzi tu w uproszczeniu o wycenę oraz wdrożenie dwóch rodzajów aktywności: przepłukanie instalacji wodno-kanalizacyjnej (w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia patogenów, takich jak Legionella w wodzie zastanej) oraz przedmuchiwanie pomieszczeń strumieniem powietrza.
• Zwiększenia ilości nawiewanego powietrza w HVAC.
• Zwiększenia jakości nawiewanego powietrza w HVAC, czyli zastosowania lub wymiany na filtry o klasie minimum MERV-13.
• Zastosowania dodatkowego lokalnego oczyszczacza powietrza. Zazwyczaj stosuje się go w przypadku, gdy nie ma możliwości technicznych modyfikacji bądź wymiany istniejących systemów instalacyjnych (zaleca się filtry HEPA o klasie H14). Należy dobierać urządzenia charakteryzujące się wysokim współczynnikiem dostarczania świeżego powietrza (tzw. CADR – Clean Air Delivery Rate).
• Przeprowadzania audytów systemów instalacji w przypadku ich uruchamiania i przechodzenia w inny tryb eksploatacji.
• Parametryzacji wilgotności powietrza do wartości 40–60% RH. W pomieszczeniach charakteryzujących się wilgotnością poniżej 40% RH następuje obniżenie funkcji układu odpornościowego, zwiększenie przenoszenia transmisji niektórych wirusów drogą kropelkową oraz zwiększenie przeżywalności patogenów³.
• Ograniczenia przedostawania się zanieczyszczonego lub skażonego powietrza, np. z odzysku lub z zewnątrz (w przypadku systemów z recyrkulacją powietrza zaleca się filtry MERV-16).
• Dodatkowego zużycia energii spowodowanego zwiększoną ilością nawiewanego powietrza.
• Monitoringu poziomów dwutlenku węgla w pomieszczeniach. Podwyższone wartości stężenia CO₂ świadczą o zbyt niskiej cyrkulacji powietrza.

Biura w pandemii – sprzątanie

Wiele patogenów, takich jak koronawirusy, norowirusy czy bakterie salmonelli, może przetrwać na powierzchniach (badania wykazały, że wirus SARS-CoV-2 może przetrwać na powierzchniach nawet do 72 godzin⁴), dlatego też niezwykle istotne są odpowiednie procedury dotyczące sprzątania⁵. Definicję sprzątania należy jednak uzupełnić o nowe pojęcie dezynfekcji oraz uwzględnić szerszy zakres czynności. Rodzaje kosztów związanych ze sprzątaniem budynku dotyczą przede wszystkim:

• konieczności zatrudnienia dodatkowego personelu;
• zakupu dodatkowych środków do dezynfekcji oraz wymiany dotychczas stosowanych środków czystości na produkty spełniające odpowiednie wymagania;
• zakupu środków ochrony osobistej dla personelu sprzątającego;
• przeprowadzenia szkolenia dla personelu sprzątającego.

Biura w pandemii – organizacja przestrzeni

Bardzo istotną kwestią jest zapewnienie wymaganego dystansu społecznego, który ma chronić użytkownika przed zarażeniem wirusem. Przy organizacji przestrzeni w budynku trzeba więc zadbać o zachowanie odpowiednich odległości między nimi. Niestety rekomendacje dotyczące zdrowego rozplanowania powierzchni znacząco odbiegają od rozwiązań stosowanych w praktyce, szczególnie w przypadku biur typu open space.

Przy rozrzedzaniu miejsc pracy należy uwzględnić strefy bezpieczeństwa:

• użytkowników przebywających w jednym miejscu (np. przy biurku),
• użytkowników przemieszczających się oraz drogi ich komunikacji (rys. 3).

Rys. 3. Schemat przedstawiający strefy bezpieczeństwa, będące podstawą zdrowej organizacji powierzchni
biurowej. Opracowanie autora wg [8]

Koszty reorganizacji przestrzeni biurowej dotyczą:

• opracowania, wdrożenia oraz koordynacji procedur kształtujących zachowania użytkowników związane z wymogiem zachowania dystansu społecznego;
• rearanżacji powierzchni biurowej polegającej na:

– zmianie instalacji oświetlenia oraz instalacji wentylacji,

– obróceniu stanowisk pracy w tym samym kierunku w celu zminimalizowania ekspozycji użytkowników na wirusy,

– oddzieleniu stanowisk pracy przegrodami;

• zatrudnienia dodatkowego personelu lub zastosowania monitoringu w przypadku zmiany kontroli dostępu oraz zmiany polityki poruszania się użytkowników po obiekcie;
• obniżenia intensywności zajętej powierzchni biurowej, co wiąże się z koniecznością wynajęcia dodatkowej powierzchni (w jadalniach konieczne jest ograniczenie miejsc siedzących);
• przeniesienia miejsca spotkań oraz miejsc służących do odpoczynku na zewnątrz budynku (koszty aranżacji przestrzeni, dodatkowe zadaszenie czy samego utrzymania);
• organizacji i zwiększenia powierzchni przestrzeni wspólnych z zielenią przeznaczonych do odpoczynku. Należy przy tym uwzględnić wymogi związane z zachowaniem dystansu społecznego, a także potrzeby osób z obniżoną odpornością oraz osób po przebytej chorobie;
• rearanżacji części wspólnych, takich jak kuchnie, miejsca spotkań, łazienki itp. (np. zmiana ścianek oddzielających toalety na przegrody pełne typu sufit – podłoga);
• oznakowania poziomego oraz pionowego;
• organizacji ruchu w budynku, w tym zapewnienie jednokierunkowego przepływu ruchu w częściach wspólnych (np. lobby) czy oddzielenie wejścia od wyjścia do budynku;
• modyfikacji wyposażenia wnętrz (np. drzwi czy oświetlenie reagujące na czujnik ruchu).

Jakie działania możemy podjąć?

Kluczową kwestią jest analiza kondycji technicznej i ekonomicznej obiektu. Popularnym narzędziem, za pomocą którego można określić standard budynku, są tzw. certyfikacje wielokryterialne. Umożliwiają one uporządkowaną ocenę budynku oraz podwyższenie jego standardu technicznego i użytkowego. Mowa tu o dwóch amerykańskich systemach stworzonych w celu dostosowania budynku do pandemicznej rzeczywistości: system LEED (tab. 1) oraz system WELL Health-Safety rating (tab. 2).

Tab. 1. Punkty w certyfi kacji LEED uwzględniające dostosowanie budynku do eksploatacji w czasie trwania
oraz po pandemii

Tab. 2. Certyfi kacja WELL Health-Safety System – przegląd punktacji

LEED (Leadership in Energy and Environmental Design) jest to amerykański system oceny budynków pod kątem spełnienia wymagań technicznych dla obiektów ekologicznych. Polega na dostosowaniu projektu, realizacji oraz wyboru materiałów lub rozwiązań technicznych do surowych kryteriów zrównoważonego rozwoju. Kryteria te zawarte są w punktach pogrupowanych w kategorie tematyczne. System LEED umożliwia wybranie punktów związanych właśnie z pandemią i można je odnaleźć w części dotyczącej rozwiązań pilotażowych.

Zadanie, jakie stoi obecnie przed właścicielami, najemcami czy zarządcami budynków, polega na umiejętnej kompensacji wielu czynników oraz ryzyk finansowych. Z jednej strony wiąże się to ze zwiększonymi nakładami, z drugiej zaś z oszczędnością energii spowodowaną m.in. zmniejszoną frekwencją. Niewątpliwie konieczne jest wprowadzenie dynamicznego modelu zarządzania zasobami nieruchomości.

Architektura stara się dostosować do nowej, narzuconej przez pandemię, rzeczywistości. Nie jest to jednak proste wyzwanie. Wydaje się, że kluczem do stabilności ekonomicznej budynku jest uznanie jego elastyczności (funkcjonalnej, technicznej i użytkowej) za atut, a z biegiem czasu – standaryzacja projektowania w duchu szeroko pojętej flexibility. Pandemia sprawiła, że zwrócono szczególną uwagę na kondycję człowieka w budynku. A zatem przyszłość należy do zdrowej architektury zrównoważonej.

¹ Instalacja HVAC (ang. Heating, Ventilation, Air Conditioning) – system ogrzewania, wentylacji oraz klimatyzacji w budynku.

² M. Promińska, Zdrowa architektura. Nowy standard budownictwa zrównoważonego, 2021.
³ Quick tips to increase ventilation at indoor construction sites without operating HVAC systems, The Center for Construction Research and Training, 2021.
⁴ https://v2.wellcertified.com/health-safety/en/cleaning%20and%20sanitization%20procedures.
⁵ M. Promińska, Zdrowa… op. cit.

⁶ Zaleca się przewietrzanie pomieszczenia dwie godziny przed planowaną obecnością użytkownika oraz dwie godziny po opuszczeniu pomieszczenia przez użytkownika.

⁷ Punkty z tabeli odnoszą się do wersji LEED v4.1.

⁸ System certyfikacji WELL Health-Safety swoją nazwą nawiązuje do bezpieczeństwa zdrowotnego użytkownika. Dostosowanie budynku do standardu WELL oznacza realizację obiektu zdrowego dla użytkownika. Przedstawione w tabeli punkty dotyczą wersji certyfikacji Q4 2021.

dr inż. arch. Marta Promińska
akredytowany asesor

Bibliografia

1. M. Promińska, Zdrowa architektura. Nowy standard budownictwa zrównoważonego, 2021.
2. Building programs to protect workers from COVID-19 in the workplace, National Institute of Environmental Health Sciences, 2021.
3. ASHRAE epidemic task force. Core recommendations for reducing airborne infections aerosol exposure, ASHRAE, 2021.
4. Quick tips to increase ventilation at indoor construction sites without operating HVAC systems, The Center for Construction Research and Training, 2021.
5. W. Bowles, C. Higgins, Reopening office buildings: creating a healthy environment for occupants and the planet, New Buildings Institute, 2021.
6. Retrofit and reopening recommendations foFr officies: a quick checklist, New Buildings Institute, 2021.
7. The impact of COVID-19 on operating expense pass-throughs in commercial real estate, BOMA International, 2020.
8. Re-occupancy assessment tool v3.0, The American Institute of Architects, 2020.
9. Guidance for re-opening the buildings ASHRAE 2021.
10. https://www.usgbc.org/pilotcredits.
11. https://www.usgbc.org/about/building-re-entry-resources.
12. https://v2.wellcertified.com/en/health-safety/