Merytoryczne kryteria oceny ofert w zamówieniach o prace projektowe.
Kryteria i podkryteria oceny ofert w zamówieniach publicznych o prace projektowe
Kryteria i podkryteria (merytoryczne) oceny ofert o prace projektowe dla nieskomplikowanych obiektów budowlanych:
I. Metodologia wykonywania przedmiotu zamówienia, zawierająca w szczególności opis przewidywanych działań kontrolnych, koordynacyjnych i sprawdzających wyniki projektowania, zastosowanych programów komputerowych, terminów rad technicznych, przekazania do opiniowania, uzgodnień, organizacja systemu sprawdzania itp. Kryterium to funkcjonowało w okresie przedakcesyjnym. Może być ono stosowane do większości zamówień o prace projektowe.
Podkryteriami dla tego kryterium mogą być:
a) opis przewidywanych działań koordynacyjnych, kontrolnych i sprawdzających w trakcie wykonywania opracowań;
b) kontrola terminów określonych w harmonogramach wykonania, np. przekazywania materiałów dla opracowań zależnych, spotkań koordynacyjnych, posiedzeń rad technicznych, przekazania do uzgodnień;
c) organizacja, kierowanie i nadzór nad zespołem projektowym;
d) organizacja sprawdzania projektów.
II. Szczegółowy wykaz opracowań i projektów tworzących przedmiot zamówienia podstawowego (które zamawiający ustalił ogólnie), z określeniem terminów ich przekazania zamawiającemu wraz z wynagrodzeniem wykonawcy za ich wykonanie oraz harmonogramu ich wykonywania, z podaniem tzw. terminów pośrednich (kontrolnych), potwierdzających realność dotrzymania terminów finalnych dla głównych opracowań ustalonych przez zamawiającego.
Z prawidłowym spełnieniem tego kryterium będą mieli trudności wykonawcy, którzy nie dysponują doświadczeniem zawodowym i praktyką, ale posiadają oświadczenia od podwykonawców, że im użyczą swojego potencjału wykonawczego.
Podkryteriami dla oceny tego kryterium mogą być:
a) kompletność wykazu – przez porównanie z obiektami podobnymi, dla których zamawiający dysponuje faktycznymi danymi z praktyki, lub na podstawie porównań z wykazem, przekazanym przez innych wykonawców, który został oceniony jako najlepszy;
b) harmonogram wykonywania opracowań, który potwierdza realność terminów wykonania poszczególnych opracowań w terminach ustalonych przez zamawiającego.
III. Syntetyczny opis techniczny rozwiązania projektowego proponowanego w ofercie (3–4 strony tekstu), objaśniający:
– proponowane zagospodarowanie działki lub terenu albo usytuowanie osi inwestycji liniowej oraz sposób usunięcia ewentualnych kolizji;
– koncepcję projektową przewidywanych obiektów (kształt, wysokość, podstawowa konstrukcja, przewidywane wyposażenie instalacyjne);
– przewidywaną technologię funkcjonowania, jeżeli technologia występuje w obiekcie;
– zasady rozmieszczenia programu użytkowego lub funkcjonalnego;
– ewentualnie przewidywane rozwiązania innowacyjne dotyczące technologii lub ochrony środowiska albo funkcjonalności;
– ewentualnie szacunkowy koszt realizacji inwestycji.
Podkryteriami dla oceny tego kryterium może być każde lub kilka z wymienionych zagadnień, które zamawiający uznał za szczególnie istotne dla jego inwestycji. Ocenie punktowej powinna podlegać trafność propozycji wykonawcy w stosunku do oczekiwań (preferencji) zamawiającego – z odniesieniem do zagadnień istotnych dla zamawiającego, a wyrażonych w formie tych podkryteriów wskazanych w SIWZ.
W ramach oceny punktowej oferta spełniająca w stopniu najwyższym preferencje (oczekiwania) zamawiającego, w zakresie danego podkryterium, otrzyma maksymalnie pięć punktów, a oferty pozostałe otrzymają, stosownie do oceny, punktację najniższą. Ogólną ocenę za to kryterium poszczególne oferty otrzymają z uwzględnieniem uzyskanej punktacji i określonych przez zamawiającego wag, wyrażających istotność tego podkryterium.
© V. Yakobchuk – Fotolia.com
W zamówieniach na skomplikowane obiekty budowlane pozacenowymi kryteriami oceny ofert o prace projektowe powinny być:
vWstępna koncepcja projektowa przedsięwzięcia inwestycyjnego, potwierdzająca możliwość spełnienia wymagań programowych lub koncepcja najbardziej skomplikowanego obiektu w przedsięwzięciu wieloobiektowym.
Dysponowanie wstępną koncepcją projektową przedmiotu zamówienia daje szansę zamawiającemu jej oceny, czyli oceny oferty pod względem wartości technicznych, funkcjonalnych i ekonomicznych, czyli oceny jej jakości.
W ramach oceny wstępnej koncepcji projektowej, która powinna potwierdzać możliwość spełnienia wymagań SIWZ, zamawiający ma możliwość oceny:
– koncepcji projektowej zagospodarowania działki lub terenu,
– koncepcji projektowej przewidywanych obiektów budowlanych,
– koncepcyjnego projektu technologicznego – jeżeli technologia występuje w przedsięwzięciu lub obiekcie,
– oszacowania kosztów realizacji projektowanych obiektów tworzących przedsięwzięcie, a w bliskiej przyszłości także kosztów eksploatacji i likwidacji, jeżeli zamawiający będzie tego wymagał.
Powinno to być podstawowe kryterium wyboru wykonawcy w zamówieniach o prace projektowe oraz wyboru wykonawcy w procedurze „zaprojektuj i buduj”. Praktycznie może to być forma minikonkursu na najlepsze rozwiązanie projektowe. Konkurs zaś to najbardziej właściwy tryb wyłonienia wykonawcy opracowań architektoniczno-urbanistycznych.
Dysponowanie przez zamawiającego wstępnymi koncepcjami projektowymi od wykonawców może:
– służyć zamawiającemu do oceny merytorycznej ofert wykonawców;
– potwierdzać realność uzyskania satysfakcjonującego rozwiązania projektowego;
– zapewniać możliwość wykorzystania w dalszych pracach najlepszych pomysłów zgłoszonych w postępowaniu ofertowym, dotyczących innowacyjności, funkcjonalności lub zmniejszających oddziaływanie na środowisko, oraz ich uwzględnienie w ocenie oferty;
– doprecyzowywać ofertę wykonawcy w procedurze „zaprojektuj i buduj”.
Podkryteriami dla oceny propozycji zawartych w opracowanej koncepcji projektowej mogą być:
a) dla wstępnej koncepcji projektowej zagospodarowania działki lub terenu:
– rozmieszczenie obiektów budowlanych na terenie lub działce oraz zachowanie właściwych powiązań i relacji między nimi i otoczeniem,
– uwzględnienie wymagań wynikających z ustaleń planu miejscowego lub decyzji o WZiZT i ograniczeń związanych z otoczeniem;
b) dla wstępnej koncepcji projektowej przewidywanych obiektów budowlanych:
– wielkość obiektów, ich wymiary, wysokość i kształt,
– propozycje materiałowe dotyczące obiektów budowlanych,
– rozmieszczenie programu szczegółowego w obiektach;
c) dla proponowanej technologii, jeżeli technologia występuje, dobór technologii, w aspekcie:
– oczekiwań zamawiającego,
– wymagań ochrony środowiska,
– minimalizacji zużycia mediów i wytwarzania odpadów,
– zmniejszenia emisji do atmosfery szkodliwych substancji;
d) dla oszacowania kosztów realizacji projektowanych obiektów tworzących inwestycję oraz w niedalekiej przyszłości także kosztów eksploatacji i likwidacji:
– kompletność szacunków,
– prawidłowość szacunków,
– przez ich porównanie (odniesienie) do cen rynkowych lub danych kosztowych zamawiającego;
e) dla zawartych w ofercie pomysłów innowacyjnych (nowatorskich) lub poprawiających funkcjonalność:
– bonus za przydatność i wartość merytoryczną albo atrakcyjność dla zamawiającego pomysłu innowacyjnego lub funkcjonalnego zawartego w ofercie oraz za jego wpływ na poziom jakości i unowocześnienie przedmiotu zamówienia (skala ocen od 5 do 1 pkt),
– procentowy udział każdego pomysłu w wadze przypisanej do kryterium innowacyjności lub funkcjonalność.
vPropozycje zmian w projektach budynków lub obiektów (podane opisowo), które zapewniałyby uzyskanie korzystniejszych wskaźników zapotrzebowania na energię, zużycie wody, ilości odpadów, emitowanych substancji do atmosfery itp., np. 20%, 50%, w stosunku do wielkości w obiekcie referencyjnym, spełniającym aktualne warunki techniczne – wraz z określeniem kosztów ich realizacji z odniesieniem do kosztów obiektu referencyjnego.
Byłoby to tzw. kryterium środowiskowe. Zamawiający dysponowałby przesłanką, czy w ramach inwestycji nie spełnić ostrzejszych kryteriów, aby uniknąć w nieodległym czasie modernizacji, wynikających z zapowiadanej zmiany wymagań dla budynków.
Podkryteriami dla oceny tego zespołu kryteriów mogą być propozycje dodatkowych działań i urządzeń albo technologii, które zapewnią:
– zmniejszenie zapotrzebowania na energię,
– zmniejszenie zużycia wody,
– zmniejszenie ilości wytwarzanych lub pozostających bezużytecznych odpadów, z określeniem wzrostu kosztów (w kwotach lub procentach) w stosunku do obiektu spełniającego aktualne przepisy,
– zmniejszenie emisji do atmosfery szkodliwych substancji.
v Merytoryczna ocena uczestnictwa przedstawicieli zaproszonych wykonawców w rozmowach i dialogu zmierzającym do doprecyzowania przedmiotu zamówienia, ewentualnych kryteriów oceny ofert, sposobu uwzględnienia kosztów eksploatacji i likwidacji oraz kryteriów środowiskowych.
Podkryteriami dla oceny tego kryterium może być ocena wkładu merytorycznego uczestników dialogu w:
– doprecyzowanie przedmiotu zamówienia,
– doprecyzowanie kryteriów oceny ofert,
– sposobie uwzględnienia kosztów eksploatacji lub kosztów środowiskowych,
– zmniejszeniu emisji do atmosfery szkodliwych substancji.
Kryterium to może być stosowane w procedurze dialogu konkurencyjnego i dialogu technicznego.
Proponowane wagi dla kryteriów oceny ofert
Ocenia się, że w zamówieniach o prace projektowe, stosownie do stopnia ich skomplikowania i specyfiki inwestycji, powinny ważyć:
– kryterium cenowe 30–50%,
– kryteria merytoryczne 50–57%.
W zamówieniach „zaprojektuj i buduj”, według autora, właściwy byłby udział wag:
– kryterium cenowe – od 70 do 50%,
– kryteria inne niż cena – od 30 do 50%.
Zamawiający ma swobodę w ustalaniu wagi dla danego kryterium czy podkryterium. Zdaniem autora najwyższą wagę powinno mieć kryterium wynikające z merytorycznej oceny wstępnej koncepcji projektowej przedsięwzięcia. Waga ta w zamówieniach o prace projektowe powinna wynosić 50–60%. To kryterium składa się faktycznie z pięciu składowych, w tym np.:
1)koncepcja projektowa zagospodarowania działki lub terenu powinna ważyć ok. 15%,
2)wstępna koncepcja projektowa przewidywanych obiektów budowlanych powinna ważyć ok. 15%,
3)proponowana technologia – ok. 5–10%, z wyłączeniem przypadku gdy technologia stanowi istotę całego projektu,
4)oszacowanie kosztów realizacji projektowanych obiektów tworzących inwestycje powinno ważyć 5–10%,
5)pomysły innowacyjne lub funkcjonalne 5–10%.
Niezbędne działania zamawiającego
Dla umożliwienia stosowania oprócz ceny także kryteriów merytorycznych (pozacenowych) zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu i w SIWZ powinien zamieścić swoje wymagania i rozstrzygnięcia:
– jakich dodatkowych opracowań będzie wymagał w ramach oferty;
– w jaki sposób będzie oceniał przedłożone opracowania, tzn. jakie kryteria będzie stosował i jakie wagi przewiduje dla poszczególnych kryteriów i podkryteriów;
– przyjętą procedurę przetargu ograniczonego lub dialogu konkurencyjnego albo negocjacji z ogłoszeniem, niebawem także dialogu technicznego, a wyjątkowo przetargu nieograniczonego;
– wskazania, że w wyniku prekwalifikacji do II etapu zostanie dopuszczonych nie więcej niż 5–7 uczestników, a nowa dyrektywa UE dopuszcza nawet trzech uczestników;
– przekazania zakwalifikowanym wykonawcom podstawowych danych wyjściowych do sporządzenia wstępnej koncepcji projektowej oraz właściwego czasu na jej opracowanie;
– informacje, w jakiej wysokości i na jakich zasadach przewiduje zwrot kosztów wykonania tych dodatkowych opracowań i nabycia licencji na wykorzystanie wskazań i propozycji w nich zawartych w toku przygotowania i realizacji inwestycji; dopuszczalność zwrotu kosztów udziału w postępowaniu wynika z dyspozycji art. 36 ust. 2 pkt 8 ustawy Pzp;
– przewidywania możliwości wprowadzenia do wybranej oferty dobrych pomysłów zawartych w ofertach innych wykonawców, korzystając z licencji, o której mowa wyżej, tj. w ramach dogrywki (na zasadach konkurencji), z objęciem przedmiotem umowy także tych pomysłów albo w procedurze zmiany umowy z wybranym wykonawcą, ze spełnieniem art. 144 ust. 1 ustawy Pzp.
Uwarunkowanie przewidywania zwrotu kosztów wykonania dodatkowych opracowań i nabycie licencji na wykorzystanie pomysłów innowacyjnych lub funkcjonalnych oraz innych propozycji podnoszących poziom jakości i nowoczesności przedmiotu zamówienia wynika z rozstrzygnięcia ustawodawcy, zawartego w art. 2 pkt 13, z którego wynika, że zamówienia publiczne to umowy (świadczenia) odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.
Zdaniem autora opracowania dotyczące:
– metodologii wykonywania przedmiotu zamówienia,
– sporządzenia szczegółowego wykazu opracowań i projektów tworzących przedmiot zamówienia podstawowego,
– syntetycznego opisu technicznego rozwiązania projektowego proponowanego w ofercie (3–4 strony tekstu),
jako związane ściśle z przedmiotem oferty, powinny być wykonane w ramach oferty, bez zwrotu kosztów. Kryteria te mogą być stosowane w przetargu nieograniczonym, jeżeli zamawiający uznaje, że tylko w tej procedurze może prowadzić postępowanie.
Natomiast opracowania dotyczące:
– wstępnej koncepcji projektowej inwestycji;
– propozycji zmian w projektach budynków (obiektów) zapewniających uzyskanie korzystniejszych wskaźników w aspekcie środowiskowym;
– merytorycznej oceny uczestnictwa przedstawicieli wykonawców w rozmowach i dialogu,
– wymagają odpłatności na rzecz wykonawców, obejmującej zwrot kosztów uczestnikom postępowania i nabycia licencji przez zamawiającego na wykorzystanie wskazań, propozycji i pomysłów w nich zawartych – w toku przygotowania i realizacji inwestycji. Izba dysponuje szczegółowymi propozycjami dotyczącymi tych odpłatności.
Możliwości dogrywki
Propozycja możliwości dogrywki istnieje w przypadku gdy zamawiający jest zainteresowany w ramach umowy realizacją pomysłów innowacyjnych, funkcjonalnych lub środowiskowych zgłoszonych w ofertach, które nie zostały zawarte w ofercie ocenionej jako najkorzystniejsza. Możliwość takiej dogrywki uwarunkowana jest zamieszczeniem w ogłoszeniu o zamówieniu i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia informacji o zamiarze dogrywki z uwzględnieniem prawa opcji*) oraz z określeniem reguł tej dogrywki, przewidywanej liczby zaproszonych uczestników oraz zasad kwalifikowania uczestników i kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej w ramach dogrywki.
Zamawiający może również w dokumentach przetargowych zastrzec, iż w przypadku gdy w wyniku rozstrzygnięć przetargu lub dogrywki okaże się, że zwycięzcą został inny wykonawca niż autor(rzy) korzystnych pomysłów, to zamawiający w umowie będzie uprawniony do wskazania jako podwykonawcy tego fragmentu przedmiotu zamówienia oferenta-autora(ów) pomysłu innowacyjnego, funkcjonalnego lub zmniejszającego oddziaływanie na środowisko, chyba że oferent-autor pomysłu nie zgłosi w odpowiednim czasie takiego zainteresowania.
Dogrywka może być korzystna wówczas, gdy w ofertach w wyniku ich oceny zostały ujawnione korzystne pomysły, głównie związane z nowoczesną technologią lub ochroną środowiska,które wykraczają poza przedmiot zamówienia określony w SIWZ, a zamawiający ocenił, że korzystnie byłoby te propozycje uwzględnić już w ramach umowy z wykonawcą wyłonionym w procedurze konkurencyjnej.
Do udziału w dogrywce, zdaniem autora, zamawiający powinien zaprosić co najmniej trzech wykonawców, których oferty uzyskały najwyższe lokaty w dotychczasowym postępowaniu, z uzupełnieniem o wykonawców, którzy zgłosili te innowacyjne lub nowatorskie pomysły, a nie znaleźli się na czołowych miejscach listy rankingowej w wyniku pierwszej oceny ofert.
Kryteriami oceny ofert w ramach dogrywki powinny być:
– najniższa cena z wagą 90–95%;
– bonus za zgłoszony innowacyjny lub funkcjonalny pomysł, który polepsza przedmiot zamówienia i podnosi jego poziom jakości, a zamawiający podjął decyzję o jego wdrożeniu
– punkty uzyskane w trakcie oceny oferty w postępowaniu poprzednim, waga 2,5–5,0%;
– bonus za pomysły związane z ochroną środowiska – punkty uzyskane z trakcie oceny oferty w postępowaniu poprzednim, waga 2,5–5,0%.
Wnioskowane przyznanie bonusów ofertom, w których zgłoszono pomysły innowacyjne, funkcjonalne lub środowiskowe, ma podbudowę w decyzjach zamawiającego o ich wdrożeniu jako podnoszących poziom jakości przedmiotu zamówienia.
Zdaniem autora, alternatywnym działaniem w stosunku do proponowanej dogrywki, zapewniającym możliwość zrealizowania pomysłów innowacyjnych, nowatorskich lub zmniejszających oddziaływanie na środowisko, wyłonionych w postępowaniu przetargowym, a które nie zostały zawarte w wybranej ofercie, która została oceniona jako najkorzystniejsza – byłaby zmiana umowy z tym wykonawcą ze spełnieniem wymagań wynikających z art. 144 ust. 1 ustawy Pzp, tj. przewidywaniem możliwości takiej zmiany w SIWZ.
Ponadto zamawiający, zamieszczając odpowiednią informację w dokumentach przetargowych, ma możliwość wskazania wybranemu wykonawcy, aby podwykonawcami w jego umowie byli oferenci-autorzy pomysłów innowacyjnych, nowatorskich lub zmniejszających oddziaływanie na środowisko, którzy zgłosili je w swojej ofercie, a nie zostali wybrani jako wykonawcy całego przedmiotu zamówienia.
Podsumowanie i wnioski
1. Powszechność stosowania przez polskich zamawiających jedynie najniższej ceny jako kryterium wyboru oferty najkorzystniejszej w zamówieniach publicznych przynosi negatywne skutki dla gospodarki. Przedmiot zamówienia z zasady realizuje wówczas wykonawca o najniższych lub średnich kwalifikacjach. W następstwie tego zamawiający otrzymuje przedmiot zamówienia na niskim poziomie jakościowym. Utrudnia to i hamuje wdrażanie postępu technicznego.
2. W zamówieniach o charakterze intelektualnym, do jakich niewątpliwie należą zamówienia o prace projektowe, ustawodawca zaleca stosować ocenę wielokryteryjną (art. 2 pkt 5 ustawy Pzp). Niestety, dyspozycja ta jest w minimalnym stopniu wykonywana.
3. Dla ułatwienia zamawiającym formułowania merytorycznych równocześnie pozacenowych kryteriów oceny ofert w zamówieniach o prace projektowe zaproponowano następujące kryteria – do wyboru przez zamawiającego:
– metodologia wykonywania przedmiotu zamówienia;
– szczegółowy wykaz opracowań i projektów, tworzących przedmiot zamówienia;
– syntetyczny opis techniczny rozwiązania projektowego proponowanego w ofercie;
– wstępna koncepcja projektowa przedsięwzięcia inwestycyjnego lub koncepcja najbardziej skomplikowanego obiektu w przedsięwzięciu wieloobiektowym;
– propozycje zmian w projektach obiektów, które zapewniałyby uzyskanie korzystniejszych wskaźników zapotrzebowania na energię, zużycie wody, ilość odpadów itp.;
– wkład uczestników przedstawicieli zaproszonych wykonawców w rozmowach i dialogu.
Ponieważ kryteria te są niewymierne, zaproponowano do nich podkryteria i sposób stopniowania oceny spełnienia przez ofertę preferencji zamawiającego oraz wagi do tych kryteriów, czyli łącznie sposób oceny ofert.
Zapewnia to wybór oferty rzeczywiście najkorzystniejszej.
4. Zastosowanie oprócz kryterium cenowego także kryteriów merytorycznych pozwoli zamawiającemu wybrać wykonawcę, który rzeczywiście zaproponował ofertę najkorzystniejszą i udokumentował, że dysponuje fachowym personelem umiejącym praktycznie zastosować posiadaną wiedzę w formułowaniu przedmiotu zamówienia i zakresu przedsięwzięcia, a więc także prawdopodobnie wykona przedmiot zamówienia o prace projektowe na odpowiednim poziomie jakościowym.
5. Aby powyższe propozycje mogły zafunkcjonować, zamawiający powinien w SIWZ zamieścić swoje wymagania i rozstrzygnięcia dotyczące:
– jakich dodatkowych opracowań będzie wymagał w ramach oferty i wykonania w ramach przedmiotu zamówienia;
– w jaki sposób będzie oceniał przedłożone opracowania i jakie wagi przywiązuje do poszczególnych kryteriów i podkryteriów;
– w jakiej wysokości i na jakich zasadach przewiduje zwrot kosztów wykonania tych dodatkowych opracowań i nabycia licencji na wykorzystanie wskazań i propozycji w nich zawartych w toku przygotowania i realizacji przedmiotowej inwestycji;
– w procedurze oceny ofert, a w szczególności przy kryteriach niewymiernych:
– zapewnienia w ocenie ofert udziału osób o odpowiednim przygotowaniu fachowym,
– przekazania wykonawcom niezbędnych materiałów i informacji oraz zapewnienia czasu na opracowanie wstępnej koncepcji projektowej lub innych opracowań, jeżeli takich zamawiający wymaga.
6. Stosowanie wielokryteryjnej oceny ofert daje szansę wyboru wykonawcy, którego oferta jest najkorzystniejsza i w największym stopniu uwzględnia preferencje i wymagania zamawiającego dotyczące jego oczekiwań. Stwarza to również szansę realizacji polityki Unii Europejskiej dotyczącej innowacyjności i rozwiązań korzystnych w aspekcie ochrony środowiska.
dr inż. Aleksander Krupa
dr inż. Kazimierz Staśkiewicz
Izba Projektowania Budowlanego
* Prawo opcji (art. 34 ust. 5 ustawy Pzp) dotyczy zamówień, które zamawiający przewiduje, że udzieli, lecz może także z nich zrezygnować, ale uwzględnia ich możliwy zakres przy ustalaniu wartości zamówienia.
