W „IB” nr 4 z 2006 r. autorka przedstawiła zmiany w zakresie wymiany informacji między zamawiającym a wykonawcą oraz nowe progi stosowania procedur zamówień publicznych. W dniu 28 kwietnia br. ustawa o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych została podpisana przez Prezydenta RP.
Nowy tryb udzielenia zamówienia
Dialog konkurencyjny jest trybem postępowania, w którym zamawiający przez publiczne ogłoszenie zaprasza wykonawców do wzięcia udziału w dialogu, po czym zaprasza ich do złożenia ofert na wykonanie przedmiotu zamówienia.
Dyrektywy przewidują, że jeżeli zamawiający ma powody przypuszczać, że przeprowadzenie postępowania w trybie przetargu lub negocjacji z ogłoszeniem nie doprowadzi do udzielenia zamówienia, to alternatywą jest udzielenie tego zamówienia w trybie dialogu konkurencyjnego. Dialog jest procedurą negocjacyjną, która powinna pozwolić zamawiającemu na wypracowanie jednego lub wielu alternatywnych rozwiązań co do sposobu wykonania zamówienia, ale jednocześnie wymaga, żeby zamawiający wybierał w tym postępowaniu ofertę najkorzystniejszą ekonomicznie. Dyrektywa zastrzega stosowanie dialogu konkurencyjnego do zamówień szczególnie skomplikowanych, zwłaszcza takich, gdzie zamawiający nie jest zdolny do obiektywnego wyboru rozwiązania technicznego, spełniającego jego wymagania.
Zdaniem Komisji Europejskiej, dialog konkurencyjny jest procedurą, z której zamawiający powinni korzystać, jeżeli przewidują udzielenie zamówienia, w którym wykonawca będzie zaangażowany w finansowanie przedmiotu umowy lub np. będzie odpowiedzialny za osiągnięcie określonego efektu ekologicznego.
Zamawiający będzie udzielał zamówienia w dialogu konkurencyjnym, stosując odpowiednio przepisy o negocjacjach z ogłoszeniem, przy czym nie jest ograniczony przesłankami stosowania tego trybu ani koniecznością ostatecznego określenia przedmiotu przyszłej umowy.
Z punktu widzenia wykonawcy, istotną zaletą tej procedury jest brak konieczności przedłożenia oferty wstępnej, która mogłaby ograniczać przedmiot negocjacji oraz możliwość uzyskania od zamawiającego zwrotu zryczałtowanych kosztów udziału w postępowaniu. Po nowelizacji zamawiający mogą zawierać z wykonawcami umowy ramowe oraz udzielać zamówień publicznych, korzystając z utworzonego przez siebie dynamicznego systemu zakupów.
Porozumienia ramowe
Obowiązująca ustawa Prawo zamówień publicznych przewiduje możliwość zawierania porozumień przedkontraktowych wyłącznie dla zamawiających z sektora użyteczności publicznej. W znowelizowanej ustawie każdy z zamawiających będzie uprawniony do stworzenia sobie listy przekwalifikowanych wykonawców i zawarcia z nimi umów ramowych na określone dostawy, usługi lub roboty budowlane. W myśl nowych przepisów, umowa ramowa to umowa zawarta między zamawiającym a jednym lub większą liczbą wykonawców, której celem jest ustalenie warunków dotyczących zamówień, jakie mogą zostać udzielone w danym okresie, w szczególności cen i przewidywanych ilości.
Podstawową zaletą umowy ramowej jest brak konieczności określania dokładnych ilości świadczeń lub ostatecznej wartości tych świadczeń na etapie postępowania. Oznacza to, że zamawiający przestaną mieć problemy z niedoszacowaną lub przeszacowaną ilością kupowanych świadczeń lub dostaw oraz koniecznością utrzymywania tych samych cen, mimo zmieniających się warunków rynkowych. Zamawiający będzie miał możliwość udzielania konkretnych zamówień w miarę potrzeb i w czasie krótszym niż normalnie potrzebny na zrobienie postępowania o udzielenie zamówienia.
Umowa ramowa jest rozwiązaniem dla tych zamawiających, którzy udzielają w ciągu roku wielu zamówień na dostawy lub usługi powtarzające się okresowo, ale nie są w stanie określić ich ostatecznej liczby lub wartości. Tak samo umowa ramowa jest przydatna, jeżeli wykonanie zamówienia trzeba podzielić na etapy lub rezultat umowy będzie uzależniony od ścisłej współpracy pomiędzy zamawiającym a wykonawcą.
{mospagebreak}
Zaletą umowy ramowej dla wykonawcy jest ciągłość zamówień – umowa ramowa może być zawarta na okres 4 lat, a w szczególnych przypadkach nawet na dłuższy czas.
Wybór wykonawców, z którymi zamawiający zawrze umowę ramową, ma miejsce w postępowaniu, do którego stosuje się odpowiednio przepisy o przetargu nieograniczonym, przetargu ograniczonym lub negocjacjach z ogłoszeniem. Wartością umowy ramowej jest łączna wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w okresie trwania umowy ramowej, co oznacza, że ogłoszeń o postępowaniu na zawarcie umowy ramowej należy szukać wśród zamówień o dużych wartościach – w Biuletynie lub Dzienniku Europejskim.
Ustawa pozwala zamawiającemu zawrzeć umowę ramową z jednym wykonawcą, jeżeli zamawiający jest w takiej sytuacji, że z przyczyn technicznych lub organizacyjnych zawarcie umowy z większą liczbą wykonawców byłoby dla niego niekorzystne lub w prowadzonym przez niego postępowaniu była tylko jedna oferta niepodlegająca odrzuceniu.
Zasadą jest natomiast zawieranie takiego porozumienia ramowego z kilkoma – co najmniej trzema – wykonawcami. Wówczas zamawiający, udzielając konkretnego zamówienia, ma możliwość porównania kilku ofert i nie jest uzależniony od jednego wykonawcy.
Zamawiający, który wybierze wykonawców i zawrze z nimi umowy ramowe, będzie tym wykonawcom udzielał konkretnych zamówień w bardzo uproszczonym trybie, nie mając obowiązku prowadzenia pełnego postępowania o zamówienie i stosowania się do ustawowych terminów dla składania ofert.
Ustawa przewiduje, że dla udzielenia zamówienia, które mieści się w przedmiocie umowy ramowej, stosuje się procedurę zamówienia z wolnej ręki albo negocjacji bez ogłoszenia, jeżeli umowa ramowa jest zawarta z kilkoma wykonawcami. W przypadku kilku wykonawców zamawiający zawiera umowę realizacyjną z tym wykonawcą, który spośród wykonawców, z którymi umowy ramowe zostały zawarte, przedstawił najkorzystniejszą ofertę na określoną dostawę lub usługę. Gwarancją uczciwości takiego postępowania jest przewidziany dla zamawiającego obowiązek wyboru oferty na umowę realizacyjną zgodnie z kryteriami, które zamawiający określił, zawierając umowę ramową.
Dynamiczny system zakupów
Po nowelizacji każdy zamawiający – zamiast udzielać zamówień na dostawy lub usługi, organizując za każdym razem postępowanie o udzielenie zamówienia – może zawierać umowy na takie dostawy, korzystając z dynamicznego systemu zakupów.
Zgodnie z przepisami prawa europejskiego, dynamiczny system zakupów jest to utworzony na potrzeby konkretnego zamawiającego w pełni elektroniczny system przeznaczony do nabywania powszechnie dostępnych towarów. Taki system zakupów musi pozostać otwarty dla wszystkich zainteresowanych wykonawców, a zamawiającemu nie wolno pobierać od wykonawców żadnych opłat w związku z kwalifikacją do tego systemu. Zawieranie umów za pośrednictwem dynamicznego systemu zakupów nie może ograniczać konkurencji, stąd między innymi wymagania co do czasu trwania takiego systemu – zgodnie z ustawą można go zorganizować na okres do 4 lat. W myśl ustawy, dynamiczny system można utworzyć dla nabywania na podstawie umowy kupna-sprzedaży dostaw lub usług powszechnie dostępnych. Zamawiający może utworzyć taki system bez względu na wartość zamówień, które będą w nim udzielane.
Kwalifikacja wykonawców do dynamicznego systemu zakupów odbywa się z odpowiednim zastosowaniem przepisów o przetargu nieograniczonym. Zamawiający ogłasza postępowanie, informując o zamiarze utworzenia dynamicznego systemu zakupów i wzywając wykonawców do przedstawienia ofert orientacyjnych co do zamówień, które będą udzielane w tym systemie. Kwalifikacja wykonawcy do systemu następuje na podstawie tej oferty, która wskazuje zamawiającemu ceny maksymalne – przy późniejszych zamówieniach wykonawca nie może złożyć oferty droższej niż w ofercie orientacyjnej. Wszyscy wykonawcy, którzy spełnili kryteria kwalifikacji i przedstawili ofertę orientacyjną zgodną ze specyfikacją i wszystkie wymagane dokumenty podmiotowe, są dopuszczani do udziału w systemie. Wykonawcy raz zakwalifikowani do systemu mogą składać oferty przez cały okres jego trwania, bez potrzeby składania dokumentów wymaganych art. 22 i 24 ustawy. {mospagebreak}
Zamawiający musi zapewnić, za pomocą środków elektronicznych, bezpośredni dostęp do specyfikacji technicznych i warunków udzielania zamówień oraz możliwość złożenia oferty orientacyjnej przez cały czas trwania systemu w celu zakwalifikowania się do udziału w tym systemie. Do udzielenia zamówienia służy uproszczone ogłoszenie o zamówieniu, które zamawiający publikuje jako zaproszenie do składania ofert przez wykonawców. W odpowiedzi na to ogłoszenie wykonawcy, którzy się do systemu zakwalifikowali, składają ofertę, która nie musi już zawierać dokumentów formalnych wymaganych przez ustawę – ma charakter oferty biznesowej. Z uwagi na konieczność zapewnienia wiążącego charakteru takiej oferty ustawa wymaga, by została złożona – pod rygorem nieważności – w postaci elektronicznej, opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
Wykonawca, który nie został zakwalifikowany do systemu, może złożyć ofertę w odpowiedzi na uproszczone ogłoszenie o zamówieniu, ale ma obowiązek złożyć ją w postaci pełnej, tak by zawierała wszystkie dokumenty wymagane przez przepisy dla oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Jednocześnie taki wykonawca musi złożyć ofertę porównywalną z ofertami wykonawców – uczestników systemu – oferta musi zostać złożona w postaci elektronicznej i w terminie określonym przez zamawiającego dla wszystkich wykonawców.
Zaletą dynamicznego systemu zakupów dla zamawiającego jest możliwość uzyskania potrzebnej mu dostawy lub usługi w krótkim czasie, za cenę uwzględniającą aktualną sytuację na rynku tego rodzaju zamówień. Ponadto wykonawca nie może mu zaproponować warunków realizacji gorszych niż wynikające z jego oferty orientacyjnej, na podstawie której został do systemu zakwalifikowany.
Z punktu widzenia wykonawcy dynamiczny system zakupów zwalnia go z obowiązku przygotowywania pełnej, kosztownej oferty za każdym razem, gdy zamawiający potrzebuje jedynie części całego przewidzianego do udzielenia zamówienia, zachowuje natomiast prawo do złożenia oferty realizacyjnej, biznesowej przez cały czas trwania systemu, gdyż zamawiający ma obowiązek informować każdego zakwalifikowanego wykonawcę o kolejnych umowach, które zostaną zawarte w ramach systemu.
Znowelizowana treść art. 34
1. Podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo jest łączna wartość zamówień tego samego rodzaju:
1) udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w po przednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, albo
2) których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie.
2. Wybór podstawy ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo nie może być dokonany w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy.
3. Jeżeli zamówienia udziela się na czas:
1) nieoznaczony, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia;
2) oznaczony:
a) nie dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia;
b) dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia, a w przypadku zamówień, których przedmiotem są dostawy nabywane na podstawie umowy dzierżawy, najmu lub leasingu z uwzględnieniem również wartości końcowej przedmiotu umowy w sprawie zamówienia publicznego.
4. Jeżeli zamówienie obejmuje usługi bankowe lub inne usługi finansowe, wartością zamówienia są opłaty, prowizje, odsetki i inne podobne świadczenia.
5. Jeżeli zamówienie na usługi lub dostawy przewiduje prawo opcji, przy ustaleniu wartości zamówienia uwzględnia się największy możliwy zakres tego zamówienia z uwzględnieniem prawa opcji.
ELIZA NIEWIADOMSKA
prawnik, specjalista z zakresu prawa publicznego. Do marca 2006 r. dyrektor Departamentu Prawnego Urzędu Zamówień Publicznych. Obecnie zastępca dyrektora Działu Prawnego Computerland S.A.
