Nowelizacja kodeksu cywilnego dopuściła szersze niż dotychczas korzystanie z nowych technologii – o co dokładnie chodzi? Co się zmieniło? Na co uważać?
8 września 2016 r. weszły w życie istotne zmiany przepisów dotyczące zawierania umów związane z nowelizacją kodeksu cywilnego.
Dotychczasowa praktyka przedsiębiorców
Strony dysponują swobodą, zawierając umowy – z pewnymi ograniczeniami – mogą same decydować o tym, z kim zawierają umowy, jaka jest ich treść oraz w jaki sposób dana umowa zostanie zawarta. Do zawarcia umowy dochodzi przez złożenie zgodnych oświadczeń woli, przy czym oświadczenie każdej ze stron musi być w sposób dostateczny ujawnione. Umowy zawierane były więc dotąd w różnoraki sposób, najczęściej na piśmie lub ustnie. Wraz z rozwojem nowych technologii zaczęliśmy chętniej korzystać z elektronicznych środków komunikacji. Składając zamówienie lub potwierdzając, że dane zlecenie zostanie wykonane lub że jesteśmy zainteresowani kupnem, zaczęliśmy dzwonić, wymieniać wiadomości e-mail lub nawet SMS – tak jest szybciej i wygodniej. Formy te nie były jednak sankcjonowane przez prawo. W większości przypadków umowy były oczywiście zawierane, ale nie zawsze wywoływały takie skutki, jakie strony oczekiwały. Było to szczególnie dotkliwe dla przedsiębiorców w przypadku sporu toczącego się przed sądem. Jeśli odpowiednia (przewidziana ustawą lub wcześniejszą umową stron) forma nie była zachowana, umowa mogła być nieważna, mogła nie wywoływać określonych skutków lub też nie można było udowodnić jej zawarcia, powołując świadków w sądzie.
Polskie prawo przewidywało dotychczas następujące formy zawierania umów – formę pisemną, pisemną z poświadczoną urzędowo datą lub podpisem, akt notarialny oraz kwalifikowaną formę elektroniczną (zawierającą specjalny podpis elektroniczny). Nie odpowiadało to potrzebom biznesu i gospodarki.
Fot. rupbilder – Fotolia.com
Nowa forma – forma dokumentowa
Po wprowadzonych zmianach przedsiębiorca może więcej. Kodeks cywilny[1] przewiduje nową formę zawierania umów – formę dokumentową. Forma ta nie jest sformalizowana, dla jej zachowania muszą być spełnione tylko dwie przesłanki. Wystarczy, aby możliwe było ustalenie, kto składał oświadczenie (nie jest potrzebny podpis), oraz aby oświadczenie było zapisane na nośniku informacji w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. W praktyce więc możemy złożyć oświadczenie, przede wszystkim wysyłając wiadomość e-mail, SMS lub MMS, nagrywając się na pocztę głosową czy wysyłając filmik. Warunki formy dokumentowej będzie spełniać także niepodpisany wydruk umowy. Możliwości jest wiele, przyjąć należy jednak (mimo że przepisy wprost na to nie wskazują), iż nośnik informacji musi pozwalać na
wielokrotne zapoznanie się z treścią złożonego oświadczenia (wielokrotne jego odtworzenie). W praktyce pozwoli to na ewentualne wykazanie przed sądem, że oświadczenie zostało złożone w tej właśnie formie. Jakie mogą powstać problemy? Już teraz można sobie wyobrazić, że mogą się zdarzać sytuacje, w których trudno będzie określić, kto składał oświadczenie – dopiero praktyka pokaże, na co dokładnie będziemy zwracać uwagę, badając nadawcę oświadczenia. Znaczenie będzie miała na pewno przynależność numeru telefonu czy powiązanie numeru IP użytkownika z osobą, która złożyła oświadczenie (nadała komunikat). Problemu z określeniem autora nie będzie natomiast w przypadku elektronicznej formy czynności prawnej. Wymaga ona złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenia go bezpiecznym podpisem elektronicznym. Została ona przy tym zrównana z formą pisemną (wywołuje równoważne skutki). Jest to forma pewniejsza i bezpieczniejsza, wymaga jednak posiadania podpisu elektronicznego, co w praktyce wciąż nie zdarza się zbyt często.
Zawarcie umowy
Po wprowadzonych zmianach strony mogą zawierać umowy, korzystając z różnorakich form elektronicznych. Co więcej, łatwiej będzie im dowodzić zawarcia takich umów w przypadku powstania sporu – wiadomości e-mail czy SMS mają obecnie podobną moc dowodową do papierowych dokumentów. Pamiętać jednak należy, że nie każda umowa może być zawarta w formie dokumentowej. Przykładowo umowa o roboty budowlane z podwykonawcą musi być zawarta pod rygorem nieważności na piśmie – w tym zakresie nowelizacja nie wprowadziła żadnych zmian.
W zakresie innych umów ułatwiono jednak potwierdzanie ich zawarcia.
Do tej pory, w przypadku gdy umowa była zawarta ustnie, a jedna ze stron skierowała następnie do drugiej pismo potwierdzające zawarcie takiej umowy, umowę uważało się za zawartą w kształcie określonym w takim piśmie. Dotyczyło to także sytuacji, gdy pismo potwierdzające zmieniało ustne ustalenia. Zmiana nie mogła być jednak istotna, a druga strona mogła jej zapobiec – niezwłocznie reagując (sprzeciwiając się). Obecnie tę samą zasadę się stosuje do formy dokumentowej. Jeśli więc umowa zostanie zawarta ustnie, a następnie kontrahent skieruje do nas wiadomość e-mail, w której potwierdzi jej zawarcie i nieznacznie zmieni ustalenia umowne, potrzebna może być niezwłoczna reakcja, w przeciwnym razie umowa zostanie zawarta w kształcie wynikającym z tej właśnie wiadomości e-mail.
Zmiany w umowie
Strony mogą modyfikować umowy, korzystając z dowolnej formy, chyba że ustawa lub umowa stanowi w tym zakresie inaczej. Oznacza to, że w związku z wprowadzonymi zmianami, gdy umowa została zawarta na piśmie, strony mogą zmienić jej treść przez wymianę wiadomości e-mail. Stanowi to znaczne uproszczenie obrotu. Jest szybsze i zwyczajnie wygodniejsze.
Strony mogą też określić, w jakiej formie umowa ma być zmieniona.
Zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej dla zmiany umowy bez określenia skutków niedochowania formy spowoduje, że w razie jej niedochowania w przypadku sporu nie będzie dopuszczalny (z pewnymi wyjątkami) dowód z zeznań świadków na fakt dokonania czynności. Dlatego też zawierając umowę, chcąc określić formę czynności prawnych (np. właśnie dokumentową), najlepiej wskazać skutki jej niezachowania.
Ważne jest także, aby pamiętać, że forma pisemna może być swobodnie zastępowana nową formą elektroniczną. Gdy w umowie zastrzeżono, że jej modyfikacje wymagają formy pisemnej, zmiana może być dokonana także za pomocą oświadczeń złożonych przy użyciu podpisu elektronicznego. Nowością jest, że uprawnienie to można umownie wyłączyć – zastrzegając że zmiana umowy będzie wymagała formy pisemnej przy wykluczeniu podpisu elektronicznego.
Koniec współpracy
Dużo szybciej i prościej można obecnie zakończyć współpracę z kontrahentem. Rozwiązanie umowy, odstąpienie od niej oraz wypowiedzenie są możliwe przy zastosowaniu formy dokumentowej. Załóżmy więc, że umowa została zawarta na piśmie, współpraca się jednak nie układa, co więcej, w naszej ocenie istnieją podstawy do odstąpienia od umowy – zamiast wysyłać pismo, wystarczy, że wyślemy SMS lub wiadomość e-mail. W ten sposób możemy rozwiązać także umowę zawartą w formie dokumentowej lub elektronicznej. Uprawnienie to można oczywiście wyłączyć.
O czym należy pamiętać
Umowy można obecnie swobodnie zawierać, korzystając z form elektronicznych, np. przez wiadomości e-mail oraz SMS. Tym większą staranność należy wykazać, prowadząc korespondencję z kontrahentami. Ważne jest także, aby przechowywać nośniki informacji, na których zapisano oświadczenia dotyczące zawarcia umowy. Zmieniając umowę lub ją rozwiązując, pamiętajmy także, aby sprawdzić, czy przepisy lub sama umowa nie narzuca zachowania określonej formy takiego działania.
A którą formę najlepiej wybrać? W przypadku istotnych umów należy szukać formy, która daje najwięcej pewności, będzie to forma pisemna lub elektroniczna, a gdy umowa jest szczególnie ważna, należy rozważyć zawarcie jej w formie aktu notarialnego. W pozostałych przypadkach korzystajmy z tego, co jest dla nas wygodne – nowa forma dokumentowa powinna się w tym zakresie doskonale sprawdzić.
Maria Łabno
prawnik w kancelarii JARA DRAPAŁA & PARTNERS
[1] Ustawa o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw z dnia 10 lipca 2015 r (Dz.U. z 2015 r poz. 1311).
