A project manager is briefing his new team about the new project.
– Welcome to this kick-off meeting. I just want to clarify some points about how I see this project running. First of all, I want to stress the importance of the project plan. You’ve received its first draft by email yesterday. Have you all seen it?
– Yes, we have.
– No, I’m sorry, I haven’t. I was very busy yesterday.
– We are all busy, Frank. Anyway, all of us need to be very familiar with this document. It covers all aspects of the project. It outlines the scope, I mean, the work that needs to be done and deadlines that we need to keep to finish this project on time. It’s good to have such a big picture, too.
– OK. I will read through it by the end of this week.
– Please, no later than Friday. Coming back to the point, I’m really concerned with three things. The first is cost, in other words, keeping to budget.The second one is time, I mean, keeping to the schedule and meeting our deadlines. And the final thing is the scope of works that needs to be done. A success in one of these things depends on the other two.
– Well, don’t get me wrong, but it’s just a plan, and I am sure changes will happen.
– Certainly! Change is part of any project. My role is to monitor what’s happening, so that I know where we are in terms of the project plan, so that we can fix any problems.
– OK, so what’s the project schedule. I mean, what do we need to do, and by when?
– Good questions, Tom. Let me present it to you. As you can see from the slide, the deadline for the whole project is the end of December.
– So, it will take five months?
– Yes, that’s right.
– OK, when will we start the site preparations?
– We will go ahead at the end of July. At the beginning of August we’ll start work on the foundations. These will take around three weeks. We need to get the roof finished before the rainy season starts. In the middle of September we’ll start work on the interiors, including floors, ceilings, plumbing and electricity. These will take
until the end of November. Then there will be time for the finishing work and any necessary corrections. That’s more or less how it goes. Any questions about the scope and schedule of our work?
– Well, it might be difficult to fit the work in.
– We’ll work it out. It’ll all come out in the wash.
– Yes, Frank, but we need to remember about the timelines we’re working to. And it’s good to be collaborating on this together. Of course, we need someone to be in charge of coordinating resources for the project such as people or materials. Will you do that, Tom?
– Yeah, happy to take it on.
– Thanks a lot! I appreciate it.
Zobacz też:
Tłumaczenie
Projekty – planowanie
Kierownik projektu omawia nowy projekt ze swoim zespołem.
– Witam na naszym pierwszym spotkaniu. Chciałbym wyjaśnić kilka punktów w kwestii tego, jak widzę ten projekt. Przede wszystkim chcę podkreślić znaczenie planu projektu. Wczoraj otrzymaliście mailem
jego pierwszą wersję. Czy wszyscy ją widzieliście?
– Tak, widzieliśmy.
– Nie. Przykro mi, ale ja nie widziałem. Wczoraj byłem bardzo zajęty.
– Wszyscy jesteśmy zajęci, Frank. W każdym razie wszyscy musimy dobrze znać ten dokument. Obejmuje on wszystkie aspekty projektu. Określa jego zakres, czyli wszystkie prace, które należy wykonać i terminy,
których musimy przestrzegać, żeby ukończyć projekt na czas. Dobrze, żebyśmy mieli taki ogólny obraz sytuacji.
– OK. Przejrzę to do końca tego tygodnia.
– Proszę, nie później niż w piątek. Wracając do rzeczy, głównie chodzi mi o trzy kwestie. Pierwsza to koszty, czyli zmieszczenie się w budżecie. Po drugie – czas. Mam tu na myśli trzymanie się harmonogramu i dotrzymywanie terminów. Ostatnią kwestią jest zakres prac, które trzeba wykonać. Sukces każdej z tych rzeczy zależy od dwóch pozostałych.
– Nie zrozumcie mnie źle, plan planem, ale jestem pewien, że konieczne będą zmiany.
– Na pewno! Zmiana jest częścią każdego projektu. Moja rola polega na monitorowaniu tego, co się dzieje, aby wiedzieć, gdzie jesteśmy względem planu, abyśmy mogli rozwiązywać wszelkie problemy.
– OK, jaki jest więc harmonogram projektu? Mam na myśli, co mamy zrobić i kiedy?
– Dobre pytania, Tom. Już pokazuję. Jak widzicie na slajdzie, cały projekt powinien zakończyć się do końca grudnia.
– Zatem zajmie nam to pięć miesięcy?
– Tak, zgadza się.
– OK, kiedy zaczniemy przygotowania terenu?
– Rozpoczniemy pod koniec lipca. Na początku sierpnia zaczniemy prace nad fundamentami. Zajmie nam to około trzech tygodni. Musimy wykończyć dach przed rozpoczęciem pory deszczowej. W połowie września rozpoczniemy prace wewnątrz, w tym podłogi, sufity, prace hydrauliczne i elektryczne. Z tym zejdzie nam do końca listopada. Potem przyjdzie czas na prace wykończeniowe i wszelkie niezbędne poprawki. Tak to mniej więcej wygląda. Macie jakieś pytania dotyczące zakresu i harmonogramu robót?
– Cóż, może być trudno wyrobić się z pracą.
– Poradzimy sobie. Wszystko wyjdzie w praniu.
– Tak, Frank, ale musimy pamiętać o harmonogramach, w oparciu o które pracujemy. I dobrze byłoby, żebyśmy pracowali nad tym razem. Oczywiście potrzebujemy kogoś, kto będzie odpowiedzialny za koordynowanie zasobów potrzebnych do projektu, takich jak ludzie czy materiały. Zajmiesz się tym, Tom?
– Tak, chętnie wezmę to na siebie.
– Wielkie dzięki! Doceniam to.
Słowniczek/Vocabulary
to brief – informować (briefing – spotkanie informacyjne)
kick-off meeting – spotkanie inauguracyjne/wdrożeniowe
draft – wersja robocza (first draft – pierwsza wersja)
scope (of works) – zakres (prac)
deadline – ostateczny termin (zrobienia czegoś)
cost – koszt
time – czas
schedule – harmonogram
to fix problems – naprawiać problemy
slide (of the presentation) – slajd (prezentacji)
to go ahead – rozpoczynać
at the end of – pod koniec
at the beginning of – na początku
in the middle of – w połowie
more or less – mniej więcej
Użyteczne zwroty/Useful phrases
I just want to clarify some points about… – Chcę wyjaśnić kilka punktów odnośnie do…
I want to stress the importance of (…). – Chcę podkreślić znaczenie (czegoś).
Have you seen it? – Widzieliście to?
We’re all busy. – Wszyscy jesteśmy zajęci.
We all need to be familiar with this document. – Wszyscy powinniśmy znać ten dokument.
It’s good to have such a big picture. – Dobrze mieć taki ogólny obraz sytuacji.
I’ll read through it by the end of this week. – Przejrzę to do końca tego tygodnia.
Coming back to the point. – Wracając do rzeczy.
Don’t get me wrong. – Nie zrozum mnie źle.
Change is part of any project. – Zmiana jest częścią każdego projektu.
My role is to monitor what’s happening. – Moją rolą jest monitorowanie tego, co się dzieje.
What do we need to do, and by when? – Co mamy zrobić i na kiedy?
It will take us (…) weeks/months/years. – Zajmie nam to (…) tygodnie/miesiące/lata.
It might be difficult. – To może być trudne.
It’ll all come out in the wash. – Wszystko wyjdzie w praniu.
Happy to take it on! – Chętnie się tym zajmę!
I appreciate it. – Doceniam to.
Magdalena Marcinkowska
