Cz. I – Aspekty praktyczne identyfikacji ryzyk w obszarze projektowania.
Warunkiem pomyślnego przeprowadzenia inwestycji jest sprawne zarządzanie procesem inwestycyjnym w każdej fazie jego realizacji. Nieodłącznym tego elementem jest umiejętność zarządzania ryzykiem, w ramach którego dokonujemy identyfikacji potencjalnie występujących w projekcie ryzyk. Pojawianie się poszczególnych źródeł ryzyka należy zawsze rozpatrywać na tle ogólnego cyklu życia projektów, tj. w poszczególnych fazach jego rozwoju1. Rozkład ryzyka na tle cyklu życia projektu inwestycyjnego przedstawia rysunek.
W praktyce identyfikacja ryzyka oraz umiejętność właściwego reagowania na występujące ryzyka jest jednym z głównych zadań osób odpowiedzialnych za realizację przedsięwzięcia inwestycyjnego, czyli kierownika projektu.
W niniejszej publikacji została dokonana analiza niektórych czynników ryzyka zlokalizowanych w obszarze projektowania w ujęciu praktycznym. W części pierwszej skoncentrujemy się na wybranych czynnikach ryzyka, jakie występują w obszarze projektowania inwestycji, skupiając się na warunkach umowy z projektantem. Nie wyczerpują one pełnej tematyki występujących zagrożeń, gdyż w dużej mierze rodzaj i charakter występujących ryzyk zależy od wielu czynników, w tym rodzaju budowanego obiektu. Zamiarem nie jest też analiza prawna występujących aspektów – to zadanie inżynierowie pozostawiają prawnikom.
Rys. Kształtowanie ryzyka na tle cyklu życia projektu
Umowa o prace projektowe
W toku całego procesu realizacji inwestycji budowlanych, niezależnie od ich charakteru, istotną kwestią jest umiejętność właściwego kształtowania zasad i kooperacji z wykonawcami. I nie chodzi tutaj tylko o wykonawców bezpośrednio związanych z produkcją, czyli w naszym przypadku wykonywaniem prac budowlanych. W pierwszej kolejności należy właściwie zadbać o prawidłowe i kompletne wykonanie dokumentacji projektowej, na podstawie której będziemy zlecać prace budowlane i według której powstanie nasz obiekt. W przypadku prac projektowych wykonawcą jest projektant. Niestety, często nie przywiązuje się należytej wagi do prawidłowego uregulowania praw i obowiązków stron umowy o prace projektowe. Konsekwencje braku zapewnienia przez kierownika projektu właściwych zapisów w umowie mogą być bardzo dotkliwe i znacząco wpływać na założone cele projektu. W niniejszej publikacji omówimy kilka istotnych – zdaniem autorów – aspektów dotyczących warunków umowy z projektantami, które zapisane we właściwy sposób pozwolą na uniknięcie ryzyka i sporów w tym obszarze.
Zakres umowy o prace projektowe
Najczęściej w praktyce przedmiotem umowy o prace projektowe jest wykonanie projektu budowlanego i/lub wykonawczego dla realizowanej przez nas inwestycji. Tak ogólnie sformułowane cele powodują na etapie realizacji umowy wiele nieporozumień, szczególnie co do zakresu zleconych prac czy też zakresu odpowiedzialności stron zawierających taką umowę. W takim przypadku niezbędne wydaje się precyzyjne określenie zadań obu stron wynikających z postawionego celu – wybudowanie obiektu zgodnie z założeniami.
Wydaje się, że pierwszą kwestią, o jaką powinien zadbać kierownik projektu, jest szczegółowe sformułowanie wytycznych inwestora co do zamierzenia inwestycyjnego, nie zapominając przy tym o konieczności analizy miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego czy – w przypadku jego braku – wydanych warunków zabudowy2. Takie wytyczne w postaci np. opisu programu funkcjonalno-użytkowego obiektu powinny stanowić załącznik do umowy, który będzie dość precyzyjnie określał, jakiego produktu finalnego powinniśmy oczekiwać. Załączenie takiego dokumentu do umowy w żaden sposób nie powinno zwalniać projektanta z obowiązku jego weryfikacji, w szczególności w korelacji z dokumentami nadrzędnymi dla projektowania określającymi uwarunkowania realizacji inwestycji. Należy pamiętać, że żaden dokument wydany przez inwestora nie powinien pozostawać w sprzeczności z wydanymi decyzjami czy opiniami. Jeśli taka rzecz ma miejsce, obowiązkiem projektanta powinno być niezwłoczne poinformowanie o tym kierownika projektu.
Oprócz konieczności sporządzenia przez projektanta opracowań głównych, takich jak projekt budowlany i/lub wykonawczy, warto również zobowiązać projektanta do przygotowania materiałów wyjściowych do projektowania, a szczególnie:
– badań geotechnicznych,
– map do celów projektowych,
– wytycznych do uzyskania opinii ZUD oraz samej opinii,
– inwentaryzacji zieleni.
W przypadku przyjęcia przez strony umowy takiego rozwiązania projektant, w razie wystąpienia wad projektu, nie może uniknąć odpowiedzialności, argumentując, że zostały one spowodowane błędami w tych materiałach wyjściowych.
W umowach o prace projektowe należy również zwrócić uwagę na to, jakie wyłączenia zakresu prac przewiduje umowa. Dotyczą one najczęściej opracowań projektowych bezpośrednio związanych z realizacją inwestycji, takich jak: projekty odwodnienia wykopów, scenariuszy pożarowych czy zasilania placu budowy w media. Często stosowaną praktyką jest powierzanie wykonania tych opracowań wykonawcom robót. Decyzje takie spowodowane są najczęściej argumentacją, iż opracowania te są związane z wykonaniem robót i organizacją pracy wykonawcy robót. Należy jednak pamiętać, że opracowania te mogą być ściśle powiązane z zakresem prac, jakie zostały powierzone projektantom, i często wymagają długotrwających uzgodnień ze służbami administracji państwowej. Przykładem może być konieczność takiego odwodnienia wykopu (głębokość posadowienia obiektu, warunki gruntowo-wodne, lokalizacja obiektu), które wymagać będzie uzyskania dodatkowo pozwolenia wodno-prawnego (art. 122 prawo wodne). Niezwykle istotną sprawą są również wyłączenia z umowy projektowej w zakresie projektów inżynieryjnych poza granicami działki, na której ma zostać zlokalizowana inwestycja. Powoduje to konieczność zlecania dodatkowych opracowań projektowych i tym samym wzrost kosztów prac projektowych.
Oprócz wyżej wymienionych do najczęstszych uchybień wynikających z braku precyzyjnego określenia obowiązków biura projektowego i zakresu opracowań projektowych należą:
– brak stosownych zezwoleń na wykonanie sieci i przyłączy (dotyczy to w szczególności uzyskiwania zgód właścicieli terenów, w tym uzyskiwania tzw. decyzji lokalizacyjnych od zarządców dróg);
– brak uzyskania stosownych zgód i zezwoleń na włączenie do drogi publicznej;
– brak uzyskania odstępstwa od warunków technicznych dla elementów, których one dotyczą;
– niekompletność projektów z punktu widzenia celu, jakiemu mają służyć, m.in. brak projektów wymiany i wzmocnienia gruntów, raportów oddziaływania na środowisko, scenariusza pożarowego, projektów odwodnienia, projektów palowania itp.;
– brak ustalonego harmonogramu spływu dokumentacji projektowej.
Powyższe uchybienia mogą poważnie wpłynąć na realizację przedsięwzięcia, szczególnie na jego terminowość, co w przypadku zawarcia przez inwestora umów z kontrahentami (najemcami, kupującymi) może mieć poważne konsekwencje.
Ważnym elementem umowy projektowej, szczególnie przy większych inwestycjach, może być nałożenie na projektanta obowiązku dotrzymania założeń budżetu inwestycji, czyli obowiązku wprowadzenia takich rozwiązań projektowych i materiałowych, które będą mieściły się w zakładanym budżecie. W niektórych umowach projektowych spotyka się z góry narzucone koszty (zwykle za metr kwadratowy), w jakich dany projekt powinien się mieścić. W inwestycjach specjalistycznych natomiast, jak np. budowa szpitala, niezwykle istotną kwestią wydaje się być spełnienie założeń użytkowych (wartości użytkowych). W takim przypadku zobowiązanie projektanta do takiego zaprojektowania obiektu, aby spełniał wymagane parametry, wydaje się być niezbędne.
Oprócz opisanych powyżej obowiązków projektanta zakres umowy o prace projektowe powinien obejmować również obowiązek pełnienia przez projektanta nadzoru autorskiego. Zgodnie z ustawą – Prawo budowlane (art. 20 ust. 1 pkt 4) sprawowanie nadzoru autorskiego może odbyć się na żądanie inwestora bądź właściwego organu. Brak umownego zobowiązania projektanta do pełnienia takiej funkcji może spowodować, iż każda, nawet najdrobniejsza, zmiana projektowa bądź doprecyzowanie projektu, zaistniała w trakcie budowy, będzie powodowała dodatkowe roszczenie ze strony autora projektu. Zaleca się również opisanie obowiązków projektanta w zakresie nadzoru autorskiego pomimo określenia ogólnych obowiązków w ustawie oraz ustalenie szczegółowych zasad wynagradzania za pełnienie tego obowiązku.
Inne obowiązki – jako strony umowy – będzie miał zamawiający dokumentację projektową będącą przedmiotem umowy. Oprócz oczywiście obowiązku zapłaty za prace projektowe do podstawowych czynności należy w szczególności określenie terminów wywiązania się z obowiązku dostarczenia wytycznych lub dokumentów niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia.
Fot. K. Wiśniewska
Odpowiedzialność za wady dokumentacji projektowej
W ramach wykonania poszczególnych zadań umownych przez projektanta – jako kontrolę postępów prac – kierownik projektu może wprowadzić pośrednie kontrole wykonywanych prac projektowych i konieczność akceptacji poszczególnych etapów prac projektowych przed zleceniem kolejnego etapu przedmiotu umowy. Takie postępowanie ma tę zaletę, że w przypadku na przykład konieczności zawieszenia realizacji umowy nie ma obowiązkui zapłaty za trudną do oszacowania, niezakończoną część prac projektowych. Przepisy prawne nie obligują inwestora do sprawdzenia jakości projektu. Z mocy obowiązującego prawa dokumentacja projektowa powinna być wykonana z należytą starannością i wiedzą techniczną oraz w zgodności z zapisami miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego czy wydanych warunków zabudowy. Projektant powinien zadbać natomiast o sprawdzenie dokumentacji przez osoby posiadające odpowiednie uprawnienia w danej specjalności bez ograniczeń. W związku z powyższym sprawdzenie i akceptacja etapów prac, o których mowa wyżej, może ograniczać się jedynie do sprawdzenia tylko tych parametrów, które są przedmiotem umowy. Warto zwrócić uwagę, że wady dokumentacji projektowej mogą dotyczyć zarówno części merytorycznej, która zmniejsza wartość użytkową projektu, jak i części fizycznej obiektu zbudowanego na podstawie tej dokumentacji. Wady dokumentacji projektowej mogą dotyczyć również niezgodności rozwiązań z ustalonymi warunkami zabudowy czy planu miejscowego, niekompletności, niezgodności z przepisami lub nieterminowego wykonania prac. Do odpowiedzialności projektanta za wady projektu stosuje się przepisy kodeksu cywilnego dotyczące rękojmi i gwarancji. Nie ma przeszkód do zastosowania postanowień umownych korzystniejszych dla inwestora. Kierownik projektu, jako odpowiedzialny za całość realizacji projektu, może zdecydować na przykład, iż celowe będzie przedłużenie ustawowych terminów i powiązanie ich z terminami odpowiedzialności wykonawcy robót budowlanych realizowanych na podstawie projektu.
Zabezpieczenie wykonania umowy o prace projektowe
Powszechną praktyką w umowach o prace projektowe (inaczej niż w przypadku umów o roboty budowlane) jest zabezpieczenie jedynie w postaci ubezpieczenia biura projektowego. Brak tutaj jest zabezpieczeń w formie gwarancji ubezpieczeniowych czy innych dobrego wykonania umowy. Jeżeli biuro projektowe zawarło kontrakty na kilka kosztownych i dużych projektów, sama polisa może okazać się niewystarczająca. Rozwiązaniem może być nałożenie obowiązku zakupu dodatkowej polisy. Trzeba oczywiście pamiętać, że takie działanie może wpłynąć na wzrost wynagrodzenia za prace projektowe.
Prawa autorskie
Dokumentacja projektowa jest utworem w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. W związku z tym zadaniem kierownika projektu, tworzącego i negocjującego umowę z projektantem, jest zadbanie o właściwe nabycie praw autorskich od projektanta. Uprawnienia autora, jako twórcy – do projektu będącego dziełem, można podzielić na majątkowe i osobiste. Ustawa wyodrębnia dodatkowo zależne prawa autorskie.
Uprawnienia majątkowe są przenoszalne. Ustawa wyróżnia dwa rodzaje umów uprawniających do korzystania z dzieła: umowy o przeniesienie praw autorskich majątkowych oraz umowy licencyjne. Bez względu na wybraną formę przeniesienia majątkowych praw autorskich umowa powinna również określać zakres (tzw. pola eksploatacji), w jakim nabywca może korzystać z projektu. Mogą to być np. prawo do rozpowszechniania w internecie, kopiowanie w postaci druku czy budowanie. Warto zwrócić uwagę, że w przypadku braku wzajemnego dookreślenia rodzaju korzystania z utworu mają zastosowania zapisy ustawy o prawach autorskich, która stanowi, że nabycie projektu budowlanego obejmuje prawo zastosowania go do jednej budowy.
Drugi rodzaj uprawnień autora projektu – osobiste prawa autorskie – są nieprzenoszalne. Czy zatem możemy w pełni dysponować projektem, za który zapłaciliśmy? Prawa osobiste autora obejmują m.in. prawo do oznaczania projektu nazwiskiem oraz prawo do nienaruszalności treści i formy projektu. W praktyce oznacza to, że bez zgody autora nie możemy wprowadzić jakichkolwiek zmian do projektu. Dlatego wskazane jest, aby zapewnić sobie w umowie o prace projektowe możliwość dokonywania pewnych zmian w projekcie na wypadek, gdyby konieczna była pewna zmiana, na przykład w wyniku optymalizacji kosztowej projektu. Inaczej sprawa wygląda, jeśli chcielibyśmy na przykład wprowadzić pewne zmiany do wykonanego projektu przez innego projektanta. Powstaje wtedy potrzeba uzyskania zgody projektanta pierwotnego na przeróbki jego utworu (projektu) w określonym zakresie. Sytuacja taka ma często miejsce w przypadku zlecania innemu projektantowi wykonanie projektu wykonawczego na podstawie projektu budowlanego wykonanego przez innego autora. W takiej sytuacji musimy zadbać o należyte przeniesienie prawa zezwalającego na wykonywanie zależnego prawa autorskiego. O zależnych prawach autorskich stanowi art. 46 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Postanowienie o zrzeczeniu się tych praw, biorąc pod uwagę zapisy ustawy, będzie trudne do zastosowania.
Powyższe nie wyczerpuje w całości zagadnienia ryzyk występujących przy zawieraniu umów z projektantami. Duże znaczenie będzie miał rozmiar zleconych prac projektowych oraz charakter planowanej inwestycji. Analiza tych zjawisk oraz właściwa ich ocena powinna być dokonywana każdorazowo przez kierownika projektu.
dr hab. inż. Andrzej Minasowicz
mgr inż. Edyta Targońska
1K. Marcinek, Ryzyko projektów inwestycyjnych, Akademia Ekonomiczna, Katowice 2000.
2Zapisy zamieszczone w przywołanych dokumentach mogą powodować konieczność wykonania dodatkowych obowiązków, np. uzyskania zgody konserwatora zabytków czy wykonania dodatkowych badań lub uzyskania opinii, których wykonanie mogłoby leżeć po stronie projektanta.
Źródło: Opracowanie własne na podstawie R.M. Wideman, Project & Risk Management, A Guide to Managing Project Risk & Opportunities. Project Management Institute, Newton Square 1992, oraz P. Tworek, Ryzyko wykonawców przedsięwzięć inwestycyjnych, Katowice 2010
