Oprogramowanie może być ważnym elementem budowania zaufania i wiarygodności. Czy warto wdrożyć taki program do rozliczania wynajmu deskowań i rusztowań?
Wszystkie zalety można sprowadzić do jednego słowa: efektywność. Czy to w firmie budowlanej czy w komercyjnej wypożyczalni sprzętu proces zakupu, wydania, przyjęcia i rozliczenia sprzętu musi przebiegać maksymalnie sprawnie. To funkcje operacyjne, a zarząd musi dodatkowo mieć zestawienia będące podstawą do ciągłego usprawniania procesów oraz do decyzji strategicznych. Omówimy szczegółowo rolę programu dla poszczególnych działów. Skupimy się na rozliczaniu wynajmu rusztowań, deskowań oraz ogrodzeń, które określamy ogólnie elementami. W porównaniu z wydaniami i zwrotami maszyn budowlanych wydania i zwroty elementów są znacznie bardziej skomplikowane.
Fot. stock.adobe / tl6781
Program komputerowy w magazynie elementów, czyli pełna informacja o sprzęcie.
Magazynier jest odpowiedzialny za sprawne wydanie sprzętu. Wypełniając dokument wydania – najczęściej jest to Wz – program pamięta, na którą budowę zostały wysłane elementy. Magazynier zawsze może zobaczyć w programie, ile czego jest na każdej budowie. Program pomoże mu też prognozować, co będzie miał dostępne w przyszłości (rys. 2).
Magazynier jest odpowiedzialny także za sprawne przyjęcie sprzętu z budowy. Wskazując liczbę zwracanych elementów – zazwyczaj dokument Pz – z podziałem na elementy wymagające czyszczenia, naprawy oraz złomowania, program automatycznie wygeneruje odpowiednie dokumenty, a stany na magazynach serwisu i złomowania zostaną uaktualnione. Dodatkowe zestawienia „Pokaż ilości sprzętu oczekującego na czyszczenie, naprawę czy złomowanie” ułatwia kontrolę nad gospodarką magazynową. Takie podejście usprawnia pracę magazyniera.
Polecamy: Odpowiedzialność kierownika budowy za stan rusztowań
Program komputerowy w dziale rozliczeń, czyli sprawne zafakturowanie i rozliczenie budowy.
Jeżeli przyrost efektywności po wdrożeniu programu w magazynie rusztowań oszacowałbym na 70%, to zastosowanie specjalistycznego softwaru na potrzeby rozliczenia i zafakturowania wynajmu elementów oszacowałbym już na 400%. Tutaj poznajemy prawdziwą moc cyfrowej technologii. Skąd ona się bierze? Jeśli wydania i zwroty są rejestrowane w programie, a dodatkowo dział rozliczeń wskazuje, jakie ilości sprzętu idą na poszczególne „konstrukcje” (czyli na zestawy podzielone w zależności od metody liczenia: procent wartości, metr kwadratowy, metr bieżący, ryczałt), to program posiada komplet informacji, aby sprawnie wytwarzać faktury za wynajem elementów za cały miesiąc na wszystkie obsługiwane budowy. Taka faktura jest jedynie propozycją i osoby uprawnione mogą ją jeszcze zmienić przed zatwierdzeniem i wysłaniem.
Program komputerowy w zarządzie, czyli zaplanuj, realizuj i kontroluj projekty wynajmu.
Magazynier na bieżąco wydaje i przyjmuje zwroty, dział rozliczeń rejestruje wartości zamontowanych rusztowań (dla metody % wartości), ilości zamontowanych metrów kwadratowych czy metrów bieżących oraz zamontowanych sztuk (metoda ryczałtowa). Jak wykazaliśmy, program znacznie ułatwia pracę (gospodarka magazynowa) lub nawet radykalnie ułatwia pracę (dział fakturowania). Jakie natomiast zalety może mieć wdrożenie programu komputerowego dla zarządu? Mając dostęp do programu, menedżerowie widzą na bieżąco efekty pracy w magazynie i dziale fakturowania. Niezależnie program umożliwia rejestrowanie umów ramowych, gdzie ustalane są ogólne warunki przyszłych wynajmów. Przy planowanych większych projektach, mając wgląd w stany magazynowe sprzętu – bieżące i prognozowane – zarząd firmy może planować zakupy lub decyzje o podnajmie sprzętu w innych wypożyczalniach.
Jednym z kluczowych parametrów projektu wynajmu jest jego rentowność. Program może wygenerować zestawienie rentowności umów (rys. 1).
Program komputerowy a korzyść dla klienta, czyli jak utrzymać dobre relacje z kontrahentami.
Wewnątrz firma jest już dobrze zorganizowana, magazynierzy działają sprawnie, rozliczenia są precyzyjne, zarząd planuje i kontroluje, ale co z tego może mieć klient? Jeżeli nie będzie miał powodów do reklamacji i zbędnych pytań, to wzajemne relacje będą pozytywne, będą się polepszały. Precyzyjnie wygenerowana faktura dokładnie wyjaśniająca, z czego wynika wartość należności, z załącznikami ruchów magazynowych – to istotne czynniki biznesu. To realizacja zasady: kochajmy się jak bracia, ale rozliczajmy się co do złotówki. Oprogramowanie jest bezduszne, nie ma emocji, ale jest precyzyjne. Może być ważnym elementem budowania zaufania i wiarygodności.
Czytaj też: Przyczyny wypadków na rusztowaniach
Wdrożenie programu – jak to zaplanować i zrealizować?
Wpływ wykorzystania oprogramowania (software) na bieżące działanie firmy w ciągu ostatnich 10 lat ogromnie wzrósł. Zaczyna to przypominać układ krwionośny u człowieka – oprogramowanie sięga głęboko do wszystkich elementów firmy, a jego sprawne działanie decyduje o być albo nie być na rynku.
W miarę jak programy komputerowe dla biznesu czy administracji obejmują coraz więcej obszarów, mają coraz więcej modułów i sięgają głębiej w strukturę organizacji, ich wdrożenie staje się wielkim wyzwaniem. Dotyczy to obu stron procesu wdrożenia: dostawcy i odbiorcy (przyszłego użytkownika softwaru). Przecież obie strony chcą tego samego – wdrożenia programu zakończonego sukcesem i w terminie.
Nowe podejście do wdrożenia można oprzeć na zasadzie zarządzania projektami (PM, Project Management) oraz metodologię Scrum: zaplanuj – wykonuj – kontroluj.
Tworzymy wspólne zespoły składające się z konkretnych osób dostawcy i odbiorcy, a cały zakres wdrożenia dzielimy na etapy, następnie każdy z nich na tzw. sprinty (tygodniówki), czyli stosujemy metodologię Scrum. Wszystko to jest dostępne on-line w aplikacji Quinno Project – dla obu stron. Procedury wdrożeniowe dostępne dotychczas dla dużych korporacji są teraz osiągalne dla średnich podmiotów gospodarczych (kilkudziesięciu czy kilkuset pracowników) i obejmują moduły Wynajmu, Serwisu, CRM i Sprzedaży. W rozsądnej cenie.
mgr inż. Janusz Czarkowski, ULISSES Sp. z o.o.
Autor od 26 lat projektuje i wdraża programy komputerowe, ma za sobą ponad 400 wdrożeń. Specjalizuje się w programach tzw. VMM, obejmujących ściśle zdefiniowane obszary zarządzania firmą, w tym programy dla rozliczania wynajmu sprzętu i dla serwisu. Jest współautorem systemów firmy ULISSES Software: Comotel i Quinno.
