Rozbieżność między formą pisemną a elektroniczną nie może być przyczyną odrzucenia oferty.
W przygotowaniu i prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego bezwzględnie wymagane jest przestrzeganie zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców (art. 7 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych, zw. Pzp), bez względu na to, czy są to dostawy, usługi czy roboty budowlane. Dlatego też wymogi zawarte w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) powinny być sformułowane w sposób umożliwiający wzięcie udziału w postępowaniu jak największej grupie uprawnionych wykonawców. Niedopuszczalne jest wskazywanie przez zamawiającego znaków towarowych, patentów lub źródeł pochodzenia przy opisie przedmiotu zamówienia (art. 29 ust. 3 Pzp), a także narzucanie wykonawcom programu kosztorysowego do sporządzenia kosztorysu ofertowego, o czym wyraźnie stanowią orzeczenia działu prawnego Urzędu Zamówień Publicznych.
Takie postępowanie:
– dyskryminuje i w konsekwencji eliminuje z rynku inne jednostki autorskie programów do kosztorysowania, prowadząc do ustanowienia monopolisty na omawianym odcinku;
– zmusza wykonawców budowlanych do ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z koniecznością zakupu narzucanego w SIWZ licencjonowanego oprogramowania, którego z wyboru nie stosują na co dzień w swej działalności.
Powszechną praktyką jest wymaganie od wykonawcy nie tylko kosztorysu ofertowego w formie pisemnej (drukowanej), lecz również w wersji elektronicznej, w formacie umożliwiającym zaaplikowanie danych do programu kosztorysowego zamawiającego.
To ostatnie wobec niedoskonałości instrumentów, umożliwiających wymianę danych pomiędzy stosowanymi systemami kosztorysowania, rodzi wiele wątpliwości:
1. Czy zasadne jest żądanie od wykonawcy kosztorysu ofertowego zapisanego w dwóch odmiennych formach zapisu?
2. Czy brak formy elektronicznej kosztorysu może być powodem odrzucenia oferty?
3. Czy nieścisłość między dwoma formami zapisu kosztorysu, wynikająca z przekłamań przy wymianie danych drogą elektroniczną, może być argumentem za odrzuceniem oferty?
4. Jaką funkcję może spełniać kosztorys, przekazany zamawiającemu dodatkowo w formie elektronicznej?
© Thomas Jansa – Fotolia.com
Spróbujmy odpowiedzieć na przytoczone pytania.
Ad 1.
Artykuł 9 ust. 1 ustawy Pzp stanowi o tym, że postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie, prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej.
Równocześnie, w myśl art. 82 ust. 2 ustawy Pzp: Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej albo, za zgodą zamawiającego, w postaci elektronicznej, opatrzoną bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
Wynika stąd jednoznacznie, że:
– podstawową formą złożenia oferty jest forma pisemna,
– zamawiający może jednak wyrazić zgodę na przedstawienie oferty w postaci elektronicznej, przy zachowaniu warunku wynikającego z powołanego wyżej przepisu.
W budownictwie kosztorys stanowi integralną część oferty określającą warunki realizacji zamówienia przez wykonawcę, a więc zakres, sposób i koszty (cenę) jego wykonania. A zatem wszystkie przywołane wyżej postanowienia odnoszą się również do tego dokumentu.
Jest więc oczywiste, że żądanie dwóch form zapisu tego samego kosztorysu i traktowanie ich na jednakowych warunkach jest bezzasadne, a ponadto sprzeczne z art. 82 ustawy Pzp.
Ad 2.
Zgodnie z wcześniejszym wywodem elektroniczną formę zapisu przy istnieniu postaci pisemnej należy traktować wyłącznie jako wspomagającą, a informacje w niej zawarte nie mogą wpływać na wybór wykonawcy.
Tym samym oferta wykonawcy, do której załączony był tylko kosztorys w formie pisemnej, nie może być przez zamawiającego odrzucona. W skrajnym bowiem przypadku wykonawca może nie dysponować żadnym programem informatycznym, co absolutnie nie umniejsza jego kwalifikacji, umiejętności zawodowych i potencjału wykonawczego.
Łączy się z tym wymóg przestrzegania zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców w postępowaniu o zamówienie publiczne, wynikający jasno z art. 27 Pzp,który stanowi, że wybrany sposób przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji nie może ograniczać konkurencji; zawsze dopuszczalna jest forma pisemna, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie.
Ad 3.
Poruszony problem w istocie nie powinien w ogóle zaistnieć, o czym przesądzają już uprzednie rozważania.
Po pierwsze, w postępowaniu ofertowym nie ma miejsca na wystąpienie oferty dwupostaciowej, a więc również dla kosztorysu w formie elektronicznej, towarzyszącego ofercie w postaci pisemnej lub na odwrót.
Po drugie, jeżeli zamawiający wyraził zgodę na przedstawienie oferty w formie elektronicznej, to musi ona podlegać rygorom wynikającym z powołanego już przepisu co do opatrzenia jejbezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
Podpis elektroniczny jest ściśle powiązany z danymi, do których został dołączony, co stanowi gwarancję, że nie zostały one zmienione przez osoby nieupoważnione, przy czym jakakolwiek zmiana tych danych jest rozpoznawalna.
Odpowiada to zasadniczej funkcji oferty (dokument w obrocie gospodarczym), jaką jest czytelne przedstawienie zawartych w niej informacji i zachowanie ich w taki sposób, by w przyszłości mogły być ujawnione i odtworzone w stanie niezmienionym.
Nie można zatem nadać jakiejkolwiek rangi formalnoprawnej kosztorysowi w formie elektronicznej, dołączonemu na życzenie inwestora do oficjalnie złożonej oferty. Tego rodzaju załącznik, będący najczęściej kosztorysem szczegółowym, od strony informatycznej powiązany jest z konkretnym programem kosztorysowym wykorzystanym do jego wytworzenia. Odtwarzany z pomocą innego oprogramowania, skażony może być różnymi błędami. I nie chodzi tu jedynie o usterki stosowanego formatu wymiany danych między programami.
Nawet wykorzystanie identycznego programu w różnych wersjach nie zapewnia pełnej zgodności kosztorysu wczytanego przez jego odbiorcę do posiadanego sprzętu z danymi w kosztorysie źródłowym.
Oczywiście nie dotyczy to kosztorysu zapisanego w formacie PDF, a także kosztorysu uproszczonego, przekazywanego w formacie wymiany danych (FWD).Należy dodać, że FWD został opracowany w ramach prac prowadzonych przez Komitet Ekonomiki Budownictwa PZITB.
Powyższe uwagi przytoczono jedynie w celu merytorycznego uzasadnienia i rozwinięcia konkluzji zawartej w punkcie 2, a także dla wyeliminowania rozważań nad ścisłością bądź nieścisłością danych w kosztorysach przekazywanych nieformalnie zamawiającemu w drodze transmisji lub na komputerowych nośnikach danych.
Ad 4.
Odpowiedź na pytanie wynika pośrednio z wcześniejszych stwierdzeń.
Oczekiwany przez zamawiającego kosztorys ofertowy w formie elektronicznej w przypadku wynagrodzenia ryczałtowego nie ma praktycznie żadnego zastosowania. Przy takim wynagrodzeniu cena za wykonanie robót budowlanych jest ustalona, nie prowadzi się żadnych rozliczeń pomiędzy stronami, a etapy płatności ustala się zgodnie z harmonogramem robót opracowanym na wyższym poziomie agregacji robót niż przyjmowany dla opracowania kosztorysu ofertowego.
Z kolei w przypadku wynagrodzenia kosztorysowego rzeczywista cena końcowa za wykonanie robót budowlanych może odbiegać od ceny wynikającej z kosztorysu ofertowego, ale tylko na skutek rozbieżności między przedmiarem a obmiarem robót. Korekta tych różnic nie wymaga jednak wykorzystania kosztorysu w formie elektronicznej i właściwego dlań oprogramowania. Absolutnie wystarcza do tego np. arkusz kalkulacyjny Excel, który jest powszechnie dostępny i nie generuje błędów, jakimi obciążone są stosowane dziś sposoby wymiany danych z kosztorysów w formie elektronicznej.
Warto zwrócić uwagę osób lub jednostek gospodarczych zainteresowanych wymianą danych między różnymi systemami kosztorysowania na wspomniany bezpłatny i udostępniony do powszechnego wykorzystania FWD1.
Format ten umożliwia bezbłędne przekazywanie kosztorysów uproszczonych wraz z podstawami wyceny i przedmiarami, co w zupełności zaspokaja potrzeby inwestorów i wykonawców. Format ten został już zaakceptowany i wdrożony w kilku systemach kosztorysowania.
Renata Niemczyk
Orgbud-Serwis
1Programiści mogą pobrać FWD ze strony internetowej https://bitbucket.org/mwi1/formatfwd.
