Jedną z podstawowych zasad obrotu umownego jest rzymska maksyma: pacta sunt servanda, głosząca, że zawartych umów trzeba dotrzymywać. Jednak czasem w umowie trzeba wprowadzić zmiany.
Biorąc pod uwagę dyspozycyjność obrotu umownego i jego służebną funkcję wobec zaspokajania potrzeb stron umowy, trudno byłoby jednak uznać za słuszne dążenie w każdym przypadku za wszelką cenę do sztywnej, bezwzględnej realizacji kontraktów, bez możliwości jakiejkolwiek ich zmiany, a tym samym dostosowania do zmieniających się okoliczności.
Zastrzeganie kwalifikowanej formy zmiany umowy
Bardzo często w praktyce spotyka się wprowadzanie do umów w ich końcowej części postanowienia, zgodnie z którym „wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności”. Jest to postanowienie mające na celu uzyskanie przez kontrahentów większej pewności co do aktualnego (obowiązującego w danej chwili po zawarciu umowy, czyli w trakcie jej realizacji) tekstu umowy, a zarazem decydującej o prawach i obowiązkach kontraktowych jej treści.
W razie wprowadzenia do umowy powyższego postanowienia wszelkie czynione przez strony w trakcie obowiązywania kontraktu nieformalne ustalenia nie mogą w żadnym wypadku zostać potraktowane jako wiążąca (prawnie skuteczna) zmiana umowy.
Stosowanie ustawowej zasady co do formy zmiany umowy
Jeśli umowa nie zawiera wymienionego postanowienia, a także jeśli w umowie zastrzeżono co prawda dla zmiany umowy formę pisemną, ale bez rygoru nieważności, w grę wchodzi uzupełniająco ogólna zasada ustawowa z art. 77 k.c. Zgodnie z nią, jeżeli umowa została zawarta na piśmie, jej uzupełnienie, zmiana albo rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej powinno być stwierdzone pismem.
Stwierdzenie takie, względnie jego brak, ma jednak wyłącznie skutki dowodowe. Oznacza to, że w razie niezastosowania formy pisemnej przy zmianie umowy nie jest dopuszczalny w sporze między stronami na tym tle dowód ze świadków ani dowód z przesłuchania stron w celu wykazania przed sądem dokonania konkretnej zmiany (por. art. 74 par. 1 zdanie 1 k.c.).
W tym miejscu należy odnotować zmianę art. 74 k.c. z dniem 25 września 2003 r. (na mocy nowelizacji kodeksu cywilnego z dnia 14 lutego 2003 r. – Dz.U. Nr 49, poz. 408). Zmiana ta polegała m.in. na wprowadzeniu do powyższego artykułu nowego par. 3. Stanowi on obecnie, że przepisów o formie pisemnej przewidzianej dla celów dowodowych, czyli par. 1 i par. 2 art. 74 k.c., nie stosuje się do czynności prawnych, a więc także umów w stosunkach między przedsiębiorcami.
Wymóg zawarcia umowy w określonej formie a jej zmiana
Z powyższych uwag wynika praktyczny wniosek, że jeśli zawarcie danej umowy nie wymaga zachowania szczególnej formy pod rygorem nieważności, a umowa została zawarta na piśmie, dokonanie jej ustnej zmiany jest co prawda prawnie skuteczne (wiążące), ale bardzo trudne w razie powstania na tym tle sporu między stronami do udowodnienia.
Natomiast jeśli istnieje wynikający z obowiązujących przepisów wymóg zawarcia umowy w formie szczególnej pod rygorem nieważności, np. w formie aktu notarialnego, zmiana takiej umowy jest ważna, a tym samym prawnie skuteczna tylko wtedy, gdy zostanie zachowana przy jej dokonywaniu ta sama szczególna forma.
Jeżeli chodzi np. o umowy o prace projektowe, stanowiące szczególnego rodzaju umowy o dzieło, to brak w ich przypadku, co do zasady, wymogu zawarcia umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności (wyjątek dotyczy postanowień na temat ewentualnego przeniesienia na zamawiającego autorskich praw majątkowych do projektu, gdyż tę szczególną formę przewiduje art. 53 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych – Dz.U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z późn. zm.).
© Vladimir Mucibabic – Fotolia.com
Określanie w umowach zasad ich zmiany
Poza ustalaniem w umowie kwestii formalnych, związanych z dokonywaniem ewentualnych zmian kontraktu, strony mogą także wprowadzać do niego postanowienia określające, w jakim zakresie (w stosunku do jakich kwestii) oraz według jakich zasad zmiany te będą wprowadzane.
Kluczowe znaczenie ma w tym kontekście wypracowanie przy zawieraniu umowy zasad uzgadniania jej zmian, czyli renegocjacji pierwotnych postanowień kontraktowych. W umowach znajduje to wyraz w postaci wprowadzanych do poszczególnych kontraktów poświęconych temu zagadnieniu klauzul renegocjacyjnych.
Swoboda obustronnej, dobrowolnej zmiany umowy
W przypadku wielu umów ich postanowienia w ogóle nie odnoszą się do problematyki zmiany kontraktu. Nie oznacza to naturalnie, że zmiana umowy jest wówczas niedopuszczalna. Wręcz przeciwnie. Ogólna zasada swobody umów z art. 353¹ k.c., dopuszczająca układanie stosunków między stronami według swego uznania, powinna być kojarzona nie tylko z zawieraniem umów, ale także z ich zmianą, pozwalającą na dostosowanie treści umowy do aktualnych okoliczności, zgodnie z interesami kontrahentów.
Dokonanie zmiany umowy to wszak nic innego, jak odpowiednie zmodyfikowanie jej postanowień. Jeśli zatem strony są władne zawrzeć między sobą umowę, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby w razie powstania takiej potrzeby poddały ją uzgodnionej weryfikacji.
Zmiana umowy w drodze jej aneksowania
Jeżeli chodzi o techniczną stronę procesu zmiany umowy, to najczęściej przybiera ona w praktyce formułę aneksu, czyli osobnego dokumentu, uzgadnianego i podpisywanego przez strony.
Przy formułowaniu aneksów pamiętać należy o ich odpowiednim oznaczeniu, zwłaszcza przez podawanie kolejnego numeru aneksu i daty jego sporządzenia.
Teksty jednolite umowy po zmianach
Dla wygody, jeśli zmiany umowy następują częściej, warto pokusić się o uporządkowanie układu kontraktowego przez sporządzenie tekstu jednolitego umowy.
Tekst jednolity, uwzględniający pierwotne brzmienia umowy oraz jej zmiany, może mieć charakter zarówno dokumentu wspólnego, akceptowanego (podpisanego) przez obu kontrahentów, jak i tekstu nieoficjalnego, roboczego, sporządzonego na własne potrzeby przez jednego z nich.
Dzięki tekstowi jednolitemu można zapobiec popełnianiu błędów przy stosowaniu zmienionej umowy, będących wynikiem braku wystarczającej wiedzy w często zmieniających się postanowieniach kontraktowych. W przypadku posługiwania się formułą aneksów pierwotny tekst (dokument) umowy nie jest bowiem z reguły poddawany technicznym zmianom, w związku z czym może on zostać mylnie potraktowany jako tekst nadal obowiązujący, mimo dokonania jego mniej lub bardziej istotnych zmian.
Z drugiej strony pamiętać trzeba jednak o przeprowadzaniu tego rodzaju ujednolicających, technicznych operacji z należytą starannością. Nieścisłość przy sporządzaniu jednolitego tekstu umowy, polegającą np. na naniesieniu jej zmiany niezgodnie z brzmieniem stosownego aneksu, prowadzić może do równie negatywnych konsekwencji jak zupełne pominięcie faktu dokonania wynikającej z osobnego dokumentu (aneksu) zmiany kontraktu.
Dokładne określenie zakresu zmian i ich skutków
Precyzja kontrahentów jest bardzo istotna przy określeniu, na czym konkretna zmiana umowy ma polegać.
Najczęściej zmiany kontraktów dokonywane są poprzez wskazywanie, które z postanowień umowy (powołane przez wskazanie ich cyfrowych oznaczeń, np. par. 1 ust. 2) mają ulec przeredagowaniu. W tym celu proponuje się albo zupełnie nowe brzmienia odpowiednich postanowień, albo częściowe ich zmiany, np. w postaci wstawiania do nich nowych lub wykreślania z ich treści dotychczasowych sformułowań.
Wydaje się, że dla czytelności zmian umowy korzystniejszy jest pierwszy z tych dwóch wariantów, przy którego stosowaniu zachodzi mniejsza obawa o popełnienie mniej lub bardziej istotnej w skutkach pomyłki. Nie można wszak zapominać, że przy interpretacji tekstów prawnych nawet drobne i wydawałoby się nieistotne różnice w zapisie mogą zupełnie zmieniać wymogi analizowanych sformułowań i być z tego powodu źródłem trudnych do rozstrzygnięcia sporów.
Zmiany mogą być także bardziej radykalne i przejawiać się w wykreślaniu poszczególnych postanowień umownych w całości lub dodawaniu zupełnie nowych zapisów.
Poza sprecyzowaniem zakresu zmiany, czyli objętych nią postanowień, dla realizacji zmienionej umowy ważne jest ponadto dookreślenie, od kiedy nowe ustalenia nabierają swojej mocy, czyli od kiedy zmiana umowy ma znaleźć swoje zastosowanie. Niewystarczające wydaje się w tym przypadku poprzestanie na opatrzeniu aneksu datą jego sporządzenia, z czego jednoznacznie nie wynika, czy data ta stanowi jednocześnie dzień rozpoczęcia obowiązywania zmienionej wersji kontraktu.
Zastąpienie umowy nowym kontraktem
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zmiana umowy przybrała formę nowego kontraktu, zastępującego kontrakt dotychczasowy, który ze względu na liczne zmiany zewnętrznych okoliczności na tyle się zdezaktualizował, że dalsze jego wykonywanie w pierwotnej wersji, nawet zakładając jej częściowe zmiany, wydaje się kłopotliwe oraz niecelowe.
Oczywiście taka podmiana umów ma sens w sytuacji, gdy strony dążą do kontynuowania dotychczasowej współpracy, rozpoczętej pod rządami pierwszego kontraktu, czyli jeśli nowa umowa swoim zakresem odpowiada, przynajmniej w zasadniczych kwestiach, umowie przez nią zastępowanej. Jeśli taka kontraktowa łączność nie występuje, należałoby raczej zakończyć formalnie dotychczasową współpracę i zawrzeć zupełnie nową umowę, która nie będzie mogła być postrzegana jako zmiana wcześniejszego, nieobowiązującego już kontraktu.
Rafał Golat
radca prawny
