Jak sporządzać protokół odbioru robót budowlanych

Odbiór robót budowlanych, a następnie całej inwestycji budowlanej jest elementem bardzo istotnym w stosunkach między wykonawcą a inwestorem, gdyż potwierdza wykonanie zobowiązania i otwiera wykonawcy prawo do żądania wynagrodzenia oraz wyznacza początek biegu terminów rękojmi za wady. Ustawodawca nie reguluje bezpośrednio zasad i trybu dokonywania odbiorów inwestycji budowlanych, dlatego szczegółowe warunki i tryb dokonywania odbioru gotowych inwestycji powinny być dokładnie określane w umowach o roboty budowlane. Stąd też sporządzenie protokołu odbioru robót budowlanych budzi wiele kontrowersji i sporów.

Niniejszy artykuł ma na celu przybliżenie odpowiedzi na pytanie, czym jest protokół odbioru robót budowlanych, co powinno być w nim umieszczone, jakie skutki prawne wywołuje, a także czym jest jednostronny protokół odbioru robót budowlanych i kiedy można go stosować.

Czym jest protokół odbioru robót budowlanych?

W świetle obecnych przepisów kodeksu cywilnego (k.c.) wątek odbioru robót budowlanych przewija się w art. 647 oraz 654 k.c. Zgodnie z art. 647 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny w ramach umowy o roboty budowlane wykonawca się zobowiązuje do oddania przewidzianego w umowie obiektu, wykonanego zgodnie z projektem i zasadami wiedzy technicznej, a inwestor się zobowiązuje do dokonania wymaganych przez właściwe przepisy czynności związanych z przygotowaniem robót, w szczególności do przekazania terenu budowy i dostarczenia projektu, oraz do odebrania obiektu i zapłaty umówionego wynagrodzenia. Natomiast przepis art. 654 k.c. stanowi, że w braku odmiennego postanowienia umowy inwestor obowiązany jest na żądanie wykonawcy przyjmować wykonane roboty częściowo, w miarę ich ukończenia, za zapłatą odpowiedniej części wynagrodzenia.

Ustawodawca nie wskazał przy tym, czym jest protokół odbioru, jaki ma on charakter, co ma być w nim umieszczane. Na wstępie zatem należy wskazać, że czynność spisania protokołu odbioru jest czynnością faktyczną – jest to oświadczenie wiedzy stron. Potwierdza to stanowisko Sądu Apelacyjnego w Gdańsku – I Wydział Cywilny w wyroku z dnia 30 czerwca 2015 r. (sygn. I A Ca 892/14): W rzeczywistości – jak zresztą trafnie wskazał Sąd pierwszej instancji w uzasadnieniu zaskarżonego wyroku – charakter prawny protokołu odbioru jest inny. Nie jest to bowiem czynność prawna, lecz czynność o charakterze faktycznym, najbardziej zbliżona do pokwitowania w rozumieniu art. 462 KC. Nie sprzeciwia się temu możliwość, na co również zwrócił uwagę Sąd pierwszej instancji, że strony mogą zawrzeć w nim dodatkowe oświadczenia np. o wyborze uprawnień wynikających ze stwierdzonych wad i usterek. Szczególny charakter protokołu odbioru, jako pokwitowania, wynika zwłaszcza z tego, że jest on co do zasady sporządzany nie tylko przez wierzyciela, lecz obie strony umowy o roboty budowlane, które uczestniczą w sporządzeniu protokołu odbioru, stwierdzając w nim, że określone prace zostały wykonane, a także jaki jest ich zakres i jakość. Protokół odbioru służy więc przede wszystkim do wspólnego potwierdzenia przez strony, zazwyczaj przy pomocy profesjonalistów, określonego stanu rzeczy (pewnych faktów). Z jego sporządzeniem wiążą się oczywiście określone konsekwencje prawne, np. powstanie roszczenia wykonawcy o zapłatę wynagrodzenia lub rozpoczęcie terminu, od którego liczyć należy wymagalność takiego roszczenia, a także początek terminu jego odpowiedzialności z tytułu rękojmi lub gwarancji za należyte wykonanie robót. Skutki te nie powodują jednak, że sporządzenie protokołu odbioru należy uważać za czynność prawną (podkreślenia autorki).

A zatem protokół odbioru prac jest to oświadczenie wiedzy stron, które może być oczywiście wykorzystane jako dowód procesowy.

Czasami jednak może się zdarzyć sytuacja, kiedy nie dochodzi do formalnego sporządzenia protokołu odbioru, ale następuje faktyczny odbiór obiektu. Stanowisko takie potwierdza Sąd Apelacyjny w Krakowie w wyroku z dnia 8 marca 2016 r. (sygn. I ACa 1626/15): Nie można zatem wykluczyć, że w okolicznościach konkretnej sprawy może dojść do faktycznego odbioru obiektu bez sporządzenia formalnego protokołu, np. gdy inwestor przystąpi do użytkowania obiektu.

Co powinien zawierać protokół odbioru?

Protokół powinien zawierać:

– dane osób, które stawiły się na odbiór prac (wraz z ewentualnym pełnomocnictwem do działania);

– datę sporządzenia protokołu;

– przedmiot odbioru oraz ustalenia co do jakości wykonanych prac;

Tezę tę potwierdza stanowisko Sądu Najwyższego w wyroku z dnia 5 marca 1997 r. (sygn. II CKN 28/97): Jeżeli wykonawca zgłosił zakończenie robót budowlanych, inwestor obowiązany jest dokonać ich odbioru. W protokole z tej czynności, stanowiącym pokwitowanie spełnienia świadczenia i podstawę dokonania rozliczeń stron, niezbędne jest zawarcie ustaleń poczynionych m.in. co do jakości wykonanych robót, w tym ewentualny wykaz wszystkich ujawnionych wad wraz z ewentualnymi terminami ich usunięcia lub oświadczeniem inwestora o wyborze innego uprawnienia przysługującego mu z tytułu odpowiedzialności wykonawcy za wady ujawnione przy odbiorze.

– informację, czy roboty wykonano w całości czy w części i ewentualnie wskazywać, co nie zostało wykonane;

– podpisy stron uczestniczących w odbiorze.

Strony mogą w protokole wpisać, że wady zgłoszono lub stwierdzono. Wykonawca nabywa możliwość wypowiedzenia się, czy wady te uznaje lub czy jest za nie odpowiedzialny. Zamawiający nie ma prawa odmówić możliwości ustosunkowania się wykonawcy do wad, bo jak wskazałam wcześniej, protokół jest oświadczeniem wiedzy stron. W przypadku stwierdzenia wady przez obie strony warto wpisać do protokołu przedział czasowy ich usunięcia.

Warto również odnotowywać w protokołach fakt przekazania zamawiającemu atestów lub/i deklaracji zgodności materiałów.

W protokole odbioru wykonawca może umieścić informacje o robotach dodatkowych, jakie wykonał, lub informacje o robotach zamiennych.

Kiedy zamawiający (inwestor) może nie przyjąć protokołu odbioru robót budowlanych?

Zasadniczo inwestor zobowiązany jest do przyjęcia odbioru robót budowlanych. Odmowa odbioru robót przez inwestora może nastąpić tylko w szczególnych przypadkach, tj. braku wykonania robót lub stwierdzenia istotnych wad. Wady nieistotne nie stanowią podstawy do odmowy dokonania odbioru.

Orzecznictwo przyjmuje, że jedyną sytuacją, kiedy zamawiający może nie przyjąć wykonanych robót budowlanych, jest sytuacja, w której wykonawca wykonał przedmiot umowy niezgodnie z projektem, niezgodnie z zasadami sztuki (wiedzy) budowlanej, a wady obiektu są na tyle istotne, że przedmiot umowy nie nadaje się do użytkowania. Potwierdzają to stanowiska Sądu Najwyższego oraz sądów apelacyjnych: I ACa 630/15 – wyrok SA z Białystoku z dnia 30 listopada 2015 r; V CSK 99/07 – wyrok SN – Izba Cywilna z dnia 22 czerwca 2007 r.; I ACa 806/12 – wyrok SA w Białymstoku z dnia 5 czerwca 2013 r. Warto podkreślić, że skoro zamawiający ma obowiązek odbioru obiektu budowlanego wykonanego zgodnie z projektem i zasadami wiedzy technicznej, to zamawiający może odmówić przyjęcia robót, jeżeli roboty te nie osiągnęły gotowości do odbioru, a więc w ogóle nie zostały wykonane albo jeżeli wady tych robót są tego rodzaju, że uniemożliwiają wykorzystanie rezultatu robót zgodnie z przeznaczeniem. W takiej sytuacji mamy do czynienia z niewykonaniem zobowiązania z umowy o roboty budowlane. Decydujące znaczenie ma tutaj charakter wad.

Jednostronny protokół odbioru robót budowlanych

Zdarzają się sytuacje, kiedy może wystąpić konieczność sporządzenia jednostronnego protokołu odbioru robót. Wynika to z faktu, że jedna ze stron nie stawiła się już raz na odbiór bądź odmówiła udziału w tej czynności. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 5 marca 1997 r. (sygn. II CKN 28/97): jeżeli wykonawca zgłosił zakończenie robót budowlanych, inwestor obowiązany jest dokonać ich odbioru. A zatem w interesie wykonawcy jest poinformowanie inwestora o wykonaniu prac i wskazaniu terminu odbioru. W praktyce niejednokrotnie zamawiający nie przystępują do odbioru robót budowlanych, stąd też coraz częściej umowy o roboty budowlane przewidują możliwość
przeprowadzenia takiego odbioru bez udziału jednej ze stron, za uprzednim powiadomieniem, czasami przewidują nawet możliwość dwukrotnego zawiadomienia o odbiorze.

Zgodnie z wyrokiem SN z dnia 1 lipca 1998 r. (sygn. II CKN 673/97): sporządzenie jednostronnego protokołu odbioru prac budowlanych przez wykonawcę jest dopuszczalne, jeżeli od jego sporządzenia uzależniona jest zapłata wynagrodzenia. Blokuje się w ten sposób potencjalną możliwość szantażu podmiotu zobowiązanego do zapłaty [inwestora, generalnego wykonawcy] wobec wykonawcy [podwykonawcy].

Ważne jest, aby w tym miejscu zasygnalizować, że nawet jeśli wykonawca spisze jednostronny protokół odbioru prac, nie oznacza to, iż zamawiający stracił możliwość zgłaszania wad oraz że dzieło wykonano bez wad. Wady budowlane mogą się pojawić w okresie całej rękojmi, a fakt niewystępowania ich w czasie odbioru nie oznacza, że one nie wystąpią. Podkreśla to wyrok SN – Izba Cywilna z dnia 1 grudnia 2006 r. (sygn. I CSK 276/06): W żadnym razie nie można zgodzić się z tezą, że sporządzenie protokołu odbioru pozbawia inwestora roszczeń w stosunku do wykonawcy związanych z wykonaniem robót niezgodnie z umową i nakłada na inwestora obowiązek zapłaty pełnego wynagrodzenia, niezależnie od tego czy ustalony w umowie zakres robót został wykonany oraz czy roboty zostały wykonane należycie.

W praktyce przyjmuje się dokonywanie tzw. jednostronnych protokołów odbioru robót budowlanych przez wykonawców, jeżeli zamawiający uchyla się od dokonania obowiązku odbioru. Od strony praktycznej taki protokół odgrywa rolę dowodową przy ewentualnym sporze sądowym.

adw. Patrycja Kaźmierczak

Kancelaria Adwokacka KRS adwokat Patrycja Kaźmierczak