Polscy producenci najczęściej zarządzają informacją produktową za pomocą Excela oraz różnego rodzaju baz danych. Często informacje znajdują się wyłącznie w głowach pracowników, którzy wiedzą, gdzie są jakieś dane albo w jaki sposób należy opisać produkt. Nowoczesne systemy są stosowane sporadycznie.
Firma IT e-point oraz agencja badawcza PMR przeprowadziły badanie, które sprawdzało sposoby zarządzania informacją produktową. Zidentyfikowano również problemy i oczekiwania firm w tym obszarze. Określono poziom znajomości i zakres stosowania rozwiązań klasy PIM (Product Information Management). Uczestnikami badania byli najwięksi producenci materiałów budowlanych i sanitarnych w Polsce, ale wiele wniosków ma charakter uniwersalny i można je zastosować również do innych branż. W badaniu ilościowym i jakościowym wzięły udział osoby zaangażowane w zarządzanie informacją produktową, w tym pracownicy działów marketingu, sprzedaży oraz product managerowie.
Fot. stock.adobe / metamorworks
W firmach króluje Excel
Połowa ankietowanych firm do zarządzania informacją produktową stosuje Excela. Inne popularne narzędzia to: bazy danych (36 proc. wskazań), CRM (27 proc.), plik tekstowy (21 proc.) oraz systemy MDM i ERP (po 14 proc. wskazań). Zdecydowana większość przedsiębiorstw nie stosuje dedykowanych rozwiązań PIM, a często nawet nie wie, że takie rozwiązania istnieją. Dotyczy to zarówno mniejszych, jak i największych firm. Niekiedy funkcje zarządzania informacją produktową spełnia inny system niż dedykowany PIM, np. ISS, e-commerce, CRM czy CMS.
Z wywiadów pogłębionych, które były częścią naszego badania, wynika, że wiedza o produktach jest też przechowywana w głowach pracowników. Często informacje o tym, gdzie znajdują się specyficzne dane albo w jaki sposób należy opisać produkt, ma po prostu konkretny pracownik. Nierzadko, dla handlowców czy innych osób w firmie, taka osoba jest pierwszym kontaktem, gdy chcą pozyskać informacje o produkcie. Takie podejście jest bardzo nieefektywne. Przyczynia się do marnowania czasu kluczowych pracowników, zwiększa podatność procesu na błędy ludzkie, ale przede wszystkim wydłuża czas prezentowania oferty lub całkowicie blokuje procesy podczas nieobecności takiego pracownika – mówi Paweł Łąka, Head of PIM Division w e-point.
Brak systemów zarządzania to rozproszenie informacji i czasochłonne ich aktualizowanie
Badani często podkreślali wysoką jakość i łatwość wyszukiwania informacji produktowych w ich firmie, chociaż ok. 40 proc. odczuwa rozproszenie tych danych. Podobnie z aktualizacją – 86 proc. firm twierdzi, że ich dane produktowe są aktualne, jednocześnie wskazując na czasochłonny, żmudny proces aktualizacji jako główny problem w zarządzaniu informacją.
Badania pokazały, że dla wielu firm codziennością jest sytuacja, kiedy to – kierując się własną wygodą – pracownicy przesyłają sobie informacje załącznikami do maili lub przekazują je telefonicznie. W rezultacie powstaje wiele równolegle funkcjonujących plików, przez co trudno wskazać ten aktualny, a w skrajnych przypadkach mogą pojawić się wzajemnie wykluczające się dane – mówi Paweł Olszynka, ICT Business Unit Director w PMR.
Uciążliwy brak dedykowanych, specjalistycznych systemów
Firmy radzą sobie z rozproszeniem informacji przez opracowywanie procedur oraz klarowne przypisywanie odpowiedzialności za jakość danych produktowych konkretnym osobom, np. ze sprzedaży, marketingu czy product managementu. Co ciekawe, badani deklarują, że w każdej firmie sposób zarządzania informacją produktową był wypracowywany organicznie, w toku rozrostu organizacji, a nie był efektem świadomej decyzji.
Wraz ze wzrostem liczby zatrudnionych, poszerzaniem oferty czy ekspansją na nowe rynki pojawiają się nowe procedury i narzędzia, które są dobudowywane do już istniejących. W efekcie powstaje złożony ekosystem, który w każdej organizacji wygląda w nieco inny sposób.
W ramach tego ekosystemu do innych najczęstszych uciążliwości związanych z zarządzaniem informacjami o produkcie należą:
- niespójne informacje,
- ograniczona kontrola nad tym, jak dystrybutorzy zarządzają informacjami,
- brak automatyzacji w procesie tworzenia informacji,
- zbyt duże uzależnienie procesu od czynnika ludzkiego.
Dlaczego producenci decydują się na wdrożenie dedykowanego systemu PIM?
Z badań wynika, że te dolegliwości stają się dla firm szczególnie uciążliwe podczas ekspansji na nowe rynki czy wdrażaniu nowych modeli sprzedaży. To wówczas u przedsiębiorców pojawia się potrzeba uporządkowania oferty i wdrożenia rozwiązań Product Information Management.
Do innych najczęściej wskazywanych powodów, dla których przebadane firmy biorą pod uwagę wdrażenie rozwiązań klasy PIM, należą:
- poczucie nadchodzącej zmiany i związanej z tym konieczności szybszego reagowania na wydarzenia rynkowe,
- konieczność utrzymania aktualności danych we wszystkich miejscach,
- chęć zachowania kontroli nad informacją,
- zarządzanie wiedzą pracowników,
- potrzeba automatyzacji ręcznych procesów.
Źródło: e-point oraz agencja badawcza PMR
Zobacz też:
